आउटलुक आपको कई तरीकों से फ़ोल्डर दृश्यों को बनाने और अनुकूलित करने देता है, जैसे कॉलम जोड़ना और निकालना और संदेशों को सॉर्ट करना। आप Outlook गुणों को उनके गुणों (जैसे प्रेषक, विषय पंक्ति, या टाइमस्टैम्प) के आधार पर अलग-अलग तरीकों से बनाने के लिए नियम भी लागू कर सकते हैं। यह कहा जाता है सशर्त फॉर्मेटिंग। आइए देखें कि यह कैसे काम करता है।
अद्यतन करें: हमारे पाठकों में से एक ने हमारे ध्यान में लाया कि सशर्त स्वरूपण केवल Outlook के Windows संस्करण पर उपलब्ध है औरनहीं मैकोज़ संस्करण। धन्यवाद, क्रिस्टी!
शुरू करना
सशर्त स्वरूपण सेट करना शुरू करने के लिए, दृश्य> दृश्य सेटिंग्स देखें।
नियम कैसे काम करते हैं
"नियम" वे स्थितियां हैं जिन्हें फ़ॉर्मेटिंग लागू करने के लिए Outlook के लिए एक संदेश मिलना है। डिफ़ॉल्ट नियमों में, उदाहरण के लिए, जब संदेश को अपठित के रूप में चिह्नित किया जाता है तो "अपठित संदेश" नियम सक्रिय होता है। जब वह नियम सक्रिय होता है, तो Outlook इसे प्रदर्शित करने के लिए बोल्ड, नीले, 11-बिंदु सेगो यूआई फ़ॉन्ट का उपयोग करता है।
आउटलुक सूची के शीर्ष से क्रम में नियम लागू करता है। सूची में ऊपर दिए गए नियम नीचे नियमों पर प्राथमिकता लेते हैं। यह अभ्यास में कैसे काम करता है? आइए मान लें कि आपके पास दो नियम हैं, जो सूची के शीर्ष पर एक है जो फ़ॉन्ट को हरे रंग में बदलता है, और सूची में एक नीचे नीचे जो फ़ॉन्ट को लाल रंग में बदल देता है। यदि कोई संदेश दोनों नियमों की शर्तों को पूरा करता है, तो फ़ॉन्ट को हरे रंग में बदल दिया जाएगा क्योंकि वह नियम सूची में अधिक है-जो नियम लाल रंग को लाल रंग में सेट करता है उसे अनदेखा किया जाता है।
डिफ़ॉल्ट नियमों के साथ, आप केवल फ़ॉन्ट बदल सकते हैं। आप डिफ़ॉल्ट नियमों को हटा नहीं सकते हैं, या ऑर्डर को स्थानांतरित नहीं कर सकते हैं, या नियम के लिए शर्तों को बदल सकते हैं। हालांकि, "इस दृश्य के नियम" सूची में उन्हें अनचेक करके, आप डिफ़ॉल्ट नियमों को बंद कर सकते हैं।
नया नियम कैसे जोड़ें
सशर्त स्वरूपण विंडो में, "जोड़ें" बटन पर क्लिक करें। "शीर्षक रहित" नामक एक नया नियम सूची में जोड़ा जाएगा। अपने नियम को एक नाम दें और फिर "हालत" बटन पर क्लिक करें।
ऐसा करने के लिए, पहले "प्रेषक" बटन पर क्लिक करें, जो पता पुस्तिका खोलता है, और एक संपर्क का चयन करें।
यहां आप इस संदेश पर मिलान करना चुन सकते हैं कि:
- इसे एक विशेष श्रेणी सौंपा गया है
- यह पढ़ा या अपठित है
- इसमें अनुलग्नक या कोई अनुलग्नक नहीं है
- इसे उच्च, सामान्य, या कम प्राथमिकता के रूप में चिह्नित किया गया है
- इसे किसी और द्वारा, किसी के द्वारा, या पूर्ण रूप से चिह्नित किया गया है, द्वारा आपके द्वारा ध्वजांकित किया गया है
- जिस पाठ को आप खोज रहे हैं उसे मामले से मेल खाना जरूरी है
- यह एक विशेष आकार, एक विशेष आकार से बड़ा या छोटा है, या दो आकारों के बीच है
"उन्नत" टैब पर स्विच करें, और आप जटिल परिस्थितियां बना सकते हैं।
- किसी भी समय
- बिता कल
- आज
- आने वाला कल
- पिछले 7 दिनों में
- अगले 7 दिनों में
- पिछले सप्ताह
- इस सप्ताह
- अगले सप्ताह
- पिछले महीने
- इस महीने
- अगले महीने
- पर
- पर या उसके बाद
- तब या पहले
- के बीच
- मौजूद
- अस्तित्व में नहीं है
और अन्य फ़ील्ड जिन्हें आप चुन सकते हैं विकल्पों की समान मात्रा प्रदान करते हैं।
अपनी हालत का चयन करें, एक मान जोड़ें, और "सूची में जोड़ें" बटन पर क्लिक करें।
आप जितनी चाहें उतनी विशिष्ट चीजों को प्राप्त करने के लिए नियम में कई स्थितियां सेट कर सकते हैं। पिछले 16 दिनों में प्राप्त एक निश्चित संपर्क से हैं, तो लाल 16pt फ़ॉन्ट में आउटलुक डिस्प्ले संदेश रखना चाहते हैं, इस विषय में एक विशिष्ट शब्द है, तथा एक अनुलग्नक शामिल करें? एक समस्या नहीं है।
नियम कैसे हटाएं
यदि आपने कोई नियम बनाया है और अब आप इसे नहीं चाहते हैं, तो इसे हटाना आसान है। सशर्त स्वरूपण विंडो में, उस नियम का चयन करें जिसे आप हटाना चाहते हैं और "हटाएं" बटन पर क्लिक करें। बस याद रखें कि आप केवल आपके द्वारा बनाए गए नियमों को हटा सकते हैं-Outlook के अंतर्निहित डिफ़ॉल्ट नियम नहीं।
