ओपन 365 को कैसे सेट अप करें और उपयोग करें, Office 365 के लिए एक ओपन सोर्स वैकल्पिक

2024 लेखक: Geoffrey Carr | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 11:00

यदि आप प्रोग्राम के लिबर ऑफिस सूट का उपयोग करते हैं, तो आपको Open365 के बारे में जानकर खुशी होगी। जैसे ही लिबर ऑफिस माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के लिए मुक्त, मुक्त स्रोत विकल्प है, ओपन 365 क्लाउड-आधारित Office 365 का मुफ़्त समकक्ष है।

ओपन 365, वर्तमान में बीटा में, Office 365 की तरह बहुत काम करता है। यह आपको दस्तावेज़ों, जैसे.docx,.xlsx, या.pptx को संपादित करने की अनुमति देता है, लेकिन आप अपने Open365 खाते में मीडिया फ़ाइलों को भी अपलोड कर सकते हैं। यदि कोई फ़ाइल प्रारूप समर्थित नहीं है, तो आपको फ़ाइल डाउनलोड करने के लिए कहा जाएगा ताकि आप इसे उचित प्रोग्राम में खोल सकें। आप ऑनलाइन माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट दस्तावेज़ (और लिबर ऑफिस राइटर, कैल्क, और इंप्रेस दस्तावेज) को खोल और संपादित कर सकते हैं, साथ ही उन्हें क्लाउड में स्टोर कर सकते हैं ताकि आप उन्हें कहीं से भी एक्सेस कर सकें। जब आप एक मुक्त Open365 खाते के लिए साइन अप करते हैं, तो आपको अपनी फ़ाइलों के लिए 20GB क्लाउड-आधारित स्टोरेज मिलता है, हालांकि यह इस समय अस्पष्ट है कि यह केवल बीटा अवधि के दौरान उपलब्ध है।

नोट: उस लेख को प्रकाशित करने के समय, ओपन 365 पर आप जो एकमात्र नई फाइल बना सकते हैं वह एक मार्कडाउन फ़ाइल है। यदि आप एक नया लिबर ऑफिस राइटर, कैल्क, या इंप्रेस दस्तावेज़ बनाना चाहते हैं, तो डेस्कटॉप लिबर ऑफिस ऐप्स (या पोर्टेबल ऐप्स) में से किसी एक का उपयोग करके अपने स्थानीय हार्ड ड्राइव पर एक बनाएं और फिर फ़ाइल को अपनी Open365 लाइब्रेरी में अपलोड करें। आप अपने ओपन 365 खाते में लिबर ऑफिस या माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस फाइल भी अपलोड कर सकते हैं, और हम आपको इस लेख में बाद में दस्तावेज़ फ़ाइलों को आसानी से अपलोड करने के तरीके दिखाएंगे।

ओपन 365 खाते के लिए साइन अप कैसे करें

Open365 बीटा के लिए साइन अप करने के लिए, इस वेबसाइट पर जाएं और अपना ईमेल पता दर्ज करें।

एक "उपयोगकर्ता नाम" दर्ज करें, जो Open365 (example@open365.io) पर आपका ईमेल पता होगा। आप अपने ओपन 365 खाते में लॉग इन करने के लिए इस ईमेल पते का उपयोग करेंगे। एक पासवर्ड चुनें और इसे दो बार दर्ज करें (एक बार "पासवर्ड" संपादन बॉक्स में और फिर "दोहराना पासवर्ड" संपादन बॉक्स में। प्रारंभिक पहुंच पृष्ठ पर आपके द्वारा दर्ज ईमेल स्वचालित रूप से "ई-मेल" बॉक्स में दर्ज हो जाता है। भरें शेष फॉर्म, "मैं Open365 गोपनीयता नीति को समझता हूं और स्वीकार करता हूं" चेक बॉक्स पर क्लिक करता हूं (आप "गोपनीयता नीति" लिंक पर क्लिक करके नीति पढ़ सकते हैं), और फिर "पंजीकरण" पर क्लिक करें। — एक "उपयोगकर्ता नाम" दर्ज करें, जो Open365 ([email protected]) पर आपका ईमेल पता होगा। आप अपने ओपन 365 खाते में लॉग इन करने के लिए इस ईमेल पते का उपयोग करेंगे। एक पासवर्ड चुनें और इसे दो बार दर्ज करें (एक बार "पासवर्ड" संपादन बॉक्स में और फिर "दोहराना पासवर्ड" संपादन बॉक्स में। प्रारंभिक पहुंच पृष्ठ पर आपके द्वारा दर्ज ईमेल स्वचालित रूप से "ई-मेल" बॉक्स में दर्ज हो जाता है। भरें शेष फॉर्म, "मैं Open365 गोपनीयता नीति को समझता हूं और स्वीकार करता हूं" चेक बॉक्स पर क्लिक करता हूं (आप "गोपनीयता नीति" लिंक पर क्लिक करके नीति पढ़ सकते हैं), और फिर "पंजीकरण" पर क्लिक करें।

ब्राउज़र के रूप में सहेजें संवाद बॉक्स स्वचालित रूप से खुलता है ताकि आप Open365 क्लाइंट डाउनलोड कर सकें। क्लाइंट Open365 का उपयोग करने के लिए आवश्यक नहीं है, लेकिन यह आपके पीसी और आपके Open365 खाते के बीच दस्तावेज़ों को सिंक करना आसान बनाता है।

अब आपको क्लाइंट इंस्टॉलेशन फ़ाइल डाउनलोड करने की ज़रूरत नहीं है; इसे बाद में आपके Open365 खाते से आसानी से डाउनलोड किया जा सकता है। अगर आप अब क्लाइंट इंस्टॉलेशन फ़ाइल डाउनलोड करना चाहते हैं, तो उस फाइल पर नेविगेट करें जहां आप फ़ाइल को सेव करना चाहते हैं और "सेव" पर क्लिक करें। अन्यथा, "रद्द करें" पर क्लिक करें। हम बाद में इस आलेख में Open365 क्लाइंट को स्थापित करने और उपयोग करने पर चर्चा करेंगे।

पंजीकरण स्क्रीन के साथ समाप्त होने के बाद निम्न स्क्रीन भी प्रदर्शित होती है। जारी रखने के लिए "मैं तैयार हूं" पर क्लिक करें।

लॉगिन स्क्रीन पर, "उपयोगकर्ता नाम" संपादन बॉक्स में अपना नया Open365 ईमेल पता दर्ज करें और फिर अपना "पासवर्ड" दर्ज करें और "लॉग इन" पर क्लिक करें।

अगर आप Open365 से अधिसूचनाएं प्राप्त करना चाहते हैं, तो प्रदर्शित होने वाले पॉपअप पर "अनुमति दें" पर क्लिक करें। इन अधिसूचनाओं में फाइलों के अपलोड और डाउनलोड के बारे में संदेश शामिल हैं।

पुस्तकालयों और फ़ाइलों को कैसे खोलें

एक बार जब आप Open365 के लिए साइन अप कर चुके हैं और साइन इन किया है, तो "हब" दृश्य प्रदर्शित करता है। प्रारंभ में, आपके पास "माई लाइब्रेरी" नामक एक लाइब्रेरी है जिसमें कुछ नमूना फ़ाइलें हैं। आप अपनी फाइलों को वर्गीकृत करने में सहायता के लिए कई पुस्तकालय बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, शायद आप व्यक्तिगत फाइलों के लिए लाइब्रेरी चाहते हैं और एक काम फाइलों के लिए।

लाइब्रेरी में नमूना फ़ाइलों तक पहुंचने के लिए, "मेरी लाइब्रेरी" पर क्लिक करें।

इसे खोलने के लिए नमूना फ़ाइलों में से एक पर क्लिक करें।

अगर फ़ाइल समर्थित प्रारूप में है, तो यह पूर्ण लिबर ऑफिस प्रोग्राम ऑनलाइन में खोला गया है, अन्यथा आपको फ़ाइल डाउनलोड करने के लिए कहा जाता है।

नोट: दस्तावेज़ को लोड करने में थोड़ा समय लग सकता है, इसलिए यदि आप एक खाली पृष्ठ देखते हैं तो धैर्य रखें।

अपने दस्तावेज़ में परिवर्तन जोड़ने या बदलने के लिए ऑनलाइन संपादक के मेनू और विशेषताओं का उपयोग करें। आप इसे फ़ाइल मेनू पर सेव कमांड का उपयोग करके सहेज सकते हैं, जैसे आप अपने कंप्यूटर पर स्थानीय रूप से प्रोग्राम में करेंगे। दोबारा, अपने दस्तावेज़ को सहेजने में कुछ समय लग सकता है, इसलिए धैर्य रखें।

यदि आप एक Microsoft Office दस्तावेज़ सहेज रहे हैं, तो निम्न चेतावनी संवाद बॉक्स आपको बताता है कि आपके दस्तावेज़ में कुछ स्वरूपण हो सकता है जिसे वर्तमान प्रारूप में सहेजा नहीं जा सकता है। यदि आपने लिबर ऑफिस के लिए विशिष्ट सुविधाओं का उपयोग किया है, तो वे फ़ाइल के साथ सहेजे नहीं जाएंगे यदि आप इसे Microsoft Office फ़ाइल के रूप में सहेजते हैं। दस्तावेज़ प्रारूप में दस्तावेज़ को सहेजना जारी रखने के लिए (इस उदाहरण में शब्द) "माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड 2007-2013 एक्सएमएल प्रारूप का प्रयोग करें" पर क्लिक करें।

नोट: इस संवाद बॉक्स पर ध्यान दें Word 2007-2013 (इस आलेख के प्रकाशन के रूप में) कहते हैं। आप ओपन 365 में माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2016 फाइलों के साथ भी काम कर सकते हैं। हमने वर्ड 2016 फ़ाइल का उपयोग करके सेवा का परीक्षण किया।

दस्तावेज़ को बंद करने के लिए, बस टैब को बंद करें। पुष्टि नेविगेशन संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है, आपको चेतावनी देता है कि यदि आप पृष्ठ छोड़ते हैं तो आप काम खो सकते हैं। यदि आपने अपना दस्तावेज़ सहेजा है, तो टैब को बंद करने के लिए "इस पृष्ठ को छोड़ें" पर क्लिक करें।

नई लाइब्रेरी कैसे बनाएं

जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया था, आप अपने दस्तावेज़ों को वर्गीकृत करने के लिए वेब इंटरफ़ेस में एकाधिक पुस्तकालय बना सकते हैं।एक नई लाइब्रेरी बनाने के लिए, पुस्तकालयों की मुख्य सूची पर वापस जाने के लिए दस्तावेज़ों की सूची के ऊपर "पुस्तकालय" लिंक पर क्लिक करें।

फिर, दस्तावेज़ों की सूची के ठीक ऊपर "नई लाइब्रेरी" पर क्लिक करें।

नया लाइब्रेरी संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। "नाम" संपादन बॉक्स में अपनी नई लाइब्रेरी का नाम दर्ज करें। हमने वेब इंटरफेस में बनाई गई एक नई लाइब्रेरी पर एन्क्रिप्शन का परीक्षण किया और यह अभी तक काम नहीं कर रहा है। तो, "एन्क्रिप्ट करें" बॉक्स को न जांचें। "सबमिट करें" पर क्लिक करें।

इसे खोलने के लिए पुस्तकालयों की सूची में नई लाइब्रेरी पर क्लिक करें।

दस्तावेज़ कैसे अपलोड करें

आपके Open365 खाते में दस्तावेज़ अपलोड करने से आप उन दस्तावेज़ों को देखने और संपादित कर सकते हैं जहां कहीं भी आपके पास इंटरनेट कनेक्शन है। दस्तावेज़ अपलोड करने के लिए, फ़ाइल एक्सप्लोरर (या विंडोज एक्सप्लोरर) खोलें, उस दस्तावेज़ को ढूंढें जिसे आप अपलोड करना चाहते हैं, और इसे अपनी नई लाइब्रेरी में ब्राउज़र विंडो पर खींचें।

आप टूलबार पर "अपलोड" बटन पर भी क्लिक कर सकते हैं और ओपन डायलॉग बॉक्स का उपयोग करके अपलोड करने के लिए एक फाइल का चयन कर सकते हैं।

जब फ़ाइल अपलोड करना समाप्त हो गया है, तो फ़ाइल विंडो ब्राउज़र के नीचे पूर्ण पॉपअप डिस्प्ले अपलोड करें।

दस्तावेज़ नई लाइब्रेरी में देखने और संपादित करने के लिए उपलब्ध है।

दस्तावेज़ कैसे डाउनलोड करें

इसलिए, आप अपने दस्तावेज़ में विभिन्न स्थानों से ऑनलाइन परिवर्तन कर रहे हैं और अब आप फ़ाइल को अपने लैपटॉप में डाउनलोड करना चाहते हैं ताकि आप इसे ऑफ़लाइन काम कर सकें। शायद आपको थोड़ी देर के लिए इंटरनेट कनेक्शन के बिना किसी स्थान पर दस्तावेज़ पर काम करने की आवश्यकता है। इंटरनेट कनेक्टिविटी होने के बाद आप इसे फिर से अपलोड कर सकते हैं और दस्तावेज़ फ़ाइल को ऑनलाइन बदल सकते हैं।

दस्तावेज़ डाउनलोड करने के लिए, वांछित दस्तावेज़ के लिए अपने माउस को लाइन पर ले जाएं और "डाउनलोड करें" बटन पर क्लिक करें।

संवाद बॉक्स के रूप में सहेजें, जहां आप दस्तावेज़ को सहेजना चाहते हैं वहां नेविगेट करें। दस्तावेज़ का वर्तमान नाम "फ़ाइल नाम" संपादन बॉक्स में दर्ज किया गया है। यदि आप चाहें तो नाम बदलें और फिर "सहेजें" पर क्लिक करें।

Open365 क्लाइंट का उपयोग कैसे करें

ओपन 365 क्लाइंट आपको अपनी स्थानीय मशीन पर किसी फ़ोल्डर से लाइब्रेरी बनाकर दस्तावेज़ों को आसानी से अपलोड और डाउनलोड करने की अनुमति देता है, और उस फ़ोल्डर को आपके Open365 खाते में कनेक्ट लाइब्रेरी के साथ समन्वयित करता है-Google ड्राइव या ड्रॉपबॉक्स की तरह। यदि आपने अभी तक क्लाइंट डाउनलोड नहीं किया है, तो अपने खाते में लॉग इन करें, और स्क्रीन के नीचे "क्लाइंट डाउनलोड करें" लिंक पर क्लिक करें।

ऑन-स्क्रीन निर्देशों के बाद, डाउनलोड की गई फ़ाइल से क्लाइंट को इंस्टॉल करें।

एक बार क्लाइंट स्थापित हो जाने के बाद, इसे चलाएं। विंडोज 7 और 10 में, आप स्टार्ट मेनू से ओपन 365 चला सकते हैं। विंडोज 8 / 8.1 में, प्रोग्राम ढूंढने और इसे चलाने के लिए स्टार्ट स्क्रीन पर Open365 की खोज करें।

चुनें सीफाइल फ़ोल्डर स्क्रीन आपको यह निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है कि आपके पीसी पर कौन सा फ़ोल्डर डिफ़ॉल्ट रूप से लाइब्रेरी डाउनलोड किया जाएगा। प्रारंभ में, आपके उपयोगकर्ता फ़ोल्डर के तहत


C:Users

चुना गया है और उस फ़ोल्डर में एक सीफाइल उपफोल्डर बनाया जाएगा। इस फ़ोल्डर को बदलने के लिए, "चुनें" पर क्लिक करें।

कृपया एक निर्देशिका संवाद बॉक्स चुनें, उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें जिसमें आप डिफ़ॉल्ट रूप से पुस्तकालयों को डाउनलोड करना चाहते हैं और "फ़ोल्डर का चयन करें" पर क्लिक करें।

चयनित फ़ोल्डर का पूरा पथ संपादन बॉक्स में दर्ज किया गया है। अगला पर क्लिक करें

खाता जोड़ें संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, Open365 सर्वर का URL स्वचालित रूप से "सर्वर" संपादन बॉक्स में दर्ज किया जाता है। हालांकि, Open365 के डेवलपर्स टूल्स को रिलीज़ करने की योजना बनाते हैं जो आपको अपने सर्वर को होस्ट करने की अनुमति देगा। इसलिए, Office 365 के विपरीत, आपके पास अपने डेटा पर नियंत्रण छोड़ दिए बिना Office 365 जैसी सुविधाओं तक पहुंच होगी। इस उदाहरण के लिए, हालांकि, हम Open365 के सर्वर का उपयोग करेंगे, इसलिए सर्वर के डिफ़ॉल्ट पथ को स्वीकार करें।

"ईमेल" संपादन बॉक्स में, अपने उपयोगकर्ता नाम से बनाए गए Open365 ईमेल पते को दर्ज करें और फिर अपना "पासवर्ड" दर्ज करें। आपके कंप्यूटर का वर्तमान नाम स्वचालित रूप से "कंप्यूटर नाम" संपादन बॉक्स में दर्ज किया गया है। यदि आप एक अलग नाम का उपयोग करना चाहते हैं तो उस पाठ को बदलें। "लॉगिन" पर क्लिक करें।

ओपन 365 क्लाइंट खुलता है। आप अपने ओपन 365 खाते में लाइब्रेरी में अपने स्थानीय हार्ड ड्राइव पर एक फ़ोल्डर को मैप कर सकते हैं। यह आपको उन्हें अपलोड करने के लिए उस फ़ोल्डर में फ़ाइलों को जोड़ने और उस फ़ोल्डर से फ़ाइलों को हटाने के लिए अनुमति देता है ताकि उन्हें आपके खाते से हटा दिया जा सके। आप उस फ़ोल्डर के भीतर से फ़ाइलें खोल सकते हैं, उन्हें बदल सकते हैं, और बदले गए दस्तावेज़ को अपने Open365 खाते में पुनः अपलोड कर सकते हैं।

ऑनलाइन लाइब्रेरी के साथ स्थानीय फ़ोल्डर को सिंक करने के लिए, फ़ाइल एक्सप्लोरर (या विंडोज एक्सप्लोरर) खोलें, उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें जिसे आप सिंक करना चाहते हैं, और इसे Open365 क्लाइंट विंडो के नीचे "सिंक में फ़ोल्डर चुनें या ड्रॉप करें" बॉक्स पर खींचें ।

एक लाइब्रेरी संवाद बॉक्स पर, क्लाइंट विंडो पर खींचे गए फ़ोल्डर का पथ स्वचालित रूप से "पथ" संपादन बॉक्स में दर्ज किया जाता है, लेकिन आप इस पथ को बदलने के लिए "चुनें" पर क्लिक कर सकते हैं। हो सकता है कि आपने अपना दिमाग बदल दिया हो या गलत फ़ोल्डर को क्लाइंट विंडो पर खींच लिया हो। डिफ़ॉल्ट रूप से, फ़ोल्डर का नाम लाइब्रेरी के नाम के रूप में दर्ज किया जाता है। हालांकि, आप इसे "नाम" फ़ील्ड में बदल सकते हैं। एन्क्रिप्शन ओपन 365 क्लाइंट में काम नहीं कर रहा है, इसलिए "एन्क्रिप्टेड" बॉक्स को न जांचें। ओके पर क्लिक करें"।

स्थानीय फ़ोल्डर में किसी भी दस्तावेज़ को आपके ओपन 365 खाते में ऑनलाइन नई लाइब्रेरी में स्वचालित रूप से अपलोड किया जाता है।

लाइब्रेरी या दस्तावेज़ कैसे साझा करें

आप पुस्तकालयों और दस्तावेजों को दूसरों के साथ भी साझा कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, सूची में लाइब्रेरी पर अपना माउस ले जाएं और "साझा करें" बटन पर क्लिक करें।

शेयर संवाद बॉक्स पुस्तकालयों को साझा करने के विभिन्न तरीकों को प्रदर्शित करता है।आप लाइब्रेरी में लाइब्रेरी और फ़ाइलों को डाउनलोड करने की अनुमति देने के लिए एक डाउनलोड लिंक जेनरेट कर सकते हैं या आप एक अपलोड लिंक जेनरेट कर सकते हैं जो दूसरों को आपकी लाइब्रेरी में फाइल अपलोड करने की अनुमति देगा। आप एक संपूर्ण पुस्तकालय को एक उपयोगकर्ता या पूरे समूह के साथ भी साझा कर सकते हैं। आप अपने सहयोगियों, दोस्तों या परिवार के समूह बनाना और एक समूह में सभी के साथ फाइलों की लाइब्रेरी साझा करना चाह सकते हैं।

दस्तावेजों को साझा करते समय, आप केवल एक डाउनलोड लिंक उत्पन्न कर सकते हैं।

इस उदाहरण के लिए, मैं एक लिंक बनाने जा रहा हूं जो दूसरों को साझा की गई लाइब्रेरी डाउनलोड करने की अनुमति देगा। ऐसा करने के लिए, सुनिश्चित करें कि "लिंक डाउनलोड करें" बाईं ओर चुना गया है। यदि आप साझा लाइब्रेरी या दस्तावेज़ में पासवर्ड सुरक्षा जोड़ना चाहते हैं, तो "पासवर्ड सुरक्षा जोड़ें" बॉक्स को चेक करें और दो बार पासवर्ड दर्ज करें।

जब आप एक लाइब्रेरी साझा करते हैं, और आपने इसके लिए एक पासवर्ड लागू किया है, तो लिंक के प्राप्तकर्ता को फ़ाइलों को एक्सेस करने के लिए वेबपृष्ठ पर उस पासवर्ड को दर्ज करना होगा।

यदि आप कोई दस्तावेज़ साझा कर रहे हैं, तो डायरेक्ट डाउनलोड लिंक भी उपलब्ध है (चाहे आपने दस्तावेज़ में पासवर्ड लागू किया हो या नहीं)। इससे लिंक के प्राप्तकर्ता को पासवर्ड दर्ज किए बिना दस्तावेज़ डाउनलोड करने की अनुमति मिलती है, भले ही कोई दस्तावेज़ पर लागू होता हो।

ओपन 365 में आईओएस और एंड्रॉइड के लिए एप्स उपलब्ध हैं। आईओएस पर ओपन 365 में, ऐसा लगता है कि आप केवल अपने डिवाइस पर अन्य वर्ड प्रोसेसर में दस्तावेज़ खोल सकते हैं और नई फाइलें सही तरीके से काम नहीं कर सकते हैं। एंड्रॉइड के लिए, एंड्रॉइड के लिए लिबर ऑफिस व्यूअर बीटा भी है, जो विकास के शुरुआती चरणों में है। एक प्रयोगात्मक संपादन मोड है जिसे आप सक्षम कर सकते हैं और "अपने जोखिम पर उपयोग करें"। हमने कोशिश की और यह अभी तक बहुत अच्छी तरह से काम नहीं किया है।

ओपन 365 उपयोगी है यदि आप विंडोज, मैक या लिनक्स कंप्यूटर पर लिबर ऑफिस दस्तावेज बनाते और संपादित करते हैं और "स्नीकर नेट" द्वारा अपने दस्तावेज़ों को स्थानांतरित किए बिना किसी भी मशीन से अपने दस्तावेज़ों तक पहुंच चाहते हैं। याद रखें, यह बीटा में है और अभी भी विकास के शुरुआती चरणों में है, इसलिए सबकुछ अभी तक काम नहीं करता है, और कुछ बग हो सकती हैं, लेकिन यह आशाजनक लगती है।