मान लें कि आप अपना पता अपने दस्तावेज़ों के पाद लेख में रखना चाहते हैं, लेकिन पता समय-समय पर बदलता है। आप पते को एक अलग, सामान्य शब्द दस्तावेज़ में संग्रहीत कर सकते हैं और टेक्स्ट को सामान्य दस्तावेज़ से खींचने के लिए अपनी रिपोर्ट में एक फ़ील्ड का उपयोग कर सकते हैं, और जब भी यह बदलता है अपडेट करें। हम आपको दिखाएंगे कि यह कैसे करें।
शुरू करने के लिए, एक नया वर्ड दस्तावेज़ बनाएं जो उस पते के लिए आपके भंडार के रूप में कार्य करेगा जिसे आप अन्य वर्ड दस्तावेज़ों में डालना चाहते हैं। इसे किसी ऐसे स्थान पर सहेजें जो अन्य दस्तावेज़ों द्वारा पहुंचा जा सकेगा। उदाहरण के लिए, इसे उस नेटवर्क ड्राइव पर सहेजें न करें जिस पर आपके पास हमेशा पहुंच नहीं है।
हम अपने सामान्य दस्तावेज़ में पते का संदर्भ देने के लिए बुकमार्क का उपयोग करने जा रहे हैं। उस पाठ की स्ट्रिंग टाइप करें जिसे आप अन्य दस्तावेज़ों में डालना चाहते हैं (हमारे मामले में, पता)। नाम को हाइलाइट करके और बुकमार्क> बुकमार्क करने और इसे "पता" जैसे नाम देने के द्वारा एक बुकमार्क बनाएं। उन्हें बनाने के बारे में जानकारी के लिए Word में बुकमार्क के लिए हमारी मार्गदर्शिका देखें।
ध्यान दें कि बुकमार्क नामों में कोई रिक्त स्थान नहीं हो सकता है। हम आपकी सामान्य सूचना फ़ाइल में प्रत्येक आइटम के ऊपर बुकमार्क का नाम डालने की सलाह देते हैं ताकि आप आसानी से जान सकें कि किस आइटम के लिए किस नाम का उपयोग करना है। यह विशेष रूप से उपयोगी होता है यदि आप इस आम दस्तावेज़ में बहुत से पुन: प्रयोज्य वस्तुओं की योजना बनाते हैं। हमारे उदाहरण में, हमने अपना पता सामान्य सूचना दस्तावेज़ में जोड़ा और आइटम के ऊपर बुकमार्क नाम, "पता" रखा।
नोट: आप फ़ील्ड कोड के आस-पास सामान्य ब्रैकेट्स टाइप नहीं कर सकते हैं। सही प्रकार के ब्रैकेट डालने के लिए आपको "Ctrl + F9" का उपयोग करना होगा।
कर्सर स्वचालित रूप से ब्रैकेट के बीच में रखा जाता है। ब्रैकेट के बीच निम्न पाठ टाइप करें, ""आपके सामान्य शब्द के पूर्ण पूर्ण पथ के साथ जिसमें वह नाम शामिल है जिसे आप सम्मिलित करना चाहते हैं। बदलने के ""आपके द्वारा सामान्य दस्तावेज़ में आइटम को निर्दिष्ट बुकमार्क नाम के साथ।
INCLUDETEXT ''
नोट: फ़ील्ड कोड में ब्रैकेट दर्ज न करें।
उदाहरण के लिए, हमने फ़ील्ड कोड ब्रैकेट के बीच निम्न टाइप किया है:
INCLUDETEXT 'C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx' Address
नोट: आपको पथ में डबल बैकस्लैश का उपयोग करना चाहिए, जैसा हमने किया था। साथ ही, सुनिश्चित करें कि आप उपरोक्त कोड को फ़ील्ड में टाइप करते समय, स्मार्ट कोट्स नहीं, सीधे कोट्स का उपयोग करें।
