शुरुआती: Outlook 2013 में अपने डेटा को कैसे बनाए रखें, संग्रहित करें और बैक अप लें

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शुरुआती: Outlook 2013 में अपने डेटा को कैसे बनाए रखें, संग्रहित करें और बैक अप लें
शुरुआती: Outlook 2013 में अपने डेटा को कैसे बनाए रखें, संग्रहित करें और बैक अप लें

वीडियो: शुरुआती: Outlook 2013 में अपने डेटा को कैसे बनाए रखें, संग्रहित करें और बैक अप लें

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आज, हम "उबाऊ" आउटलुक सामग्री को कवर कर रहे हैं। रखरखाव और सुरक्षा, जैसा कि आपके Outlook 2013 डेटा फ़ाइल को बनाए रखना और सुरक्षित करना - आपके सभी महत्वपूर्ण डेटा से भरा हुआ है - इसका बैक अप लेना और संग्रह करना।
आज, हम "उबाऊ" आउटलुक सामग्री को कवर कर रहे हैं। रखरखाव और सुरक्षा, जैसा कि आपके Outlook 2013 डेटा फ़ाइल को बनाए रखना और सुरक्षित करना - आपके सभी महत्वपूर्ण डेटा से भरा हुआ है - इसका बैक अप लेना और संग्रह करना।

अब तक, यदि आप ई-मेल लिखने और भेजने के लिए Outlook का उपयोग कर रहे हैं, और आपने अपने जी-मेल संपर्कों को अपनी पता पुस्तिका में आयात करने का समय लिया है, या तथ्य यह है कि आप Outlook का उपयोग भी कर रहे हैं पता पुस्तिका, का मतलब है कि आपके पास बहुत सारे डेटा हैं जिन्हें सुरक्षा की आवश्यकता है।

इसी प्रकार, आपने संभवतः अपने कैलेंडर बनाने, कार्यों और टोडो सूचियों को जोड़ने, और यहां तक कि नोट्स का एक गुच्छा भी सहेजना चाहते हैं जिन्हें आप सहेजना चाहते हैं।

यह सब यह सुनिश्चित करने के लिए उबलता है कि आप कम से कम कभी-कभी अपनी डेटा फ़ाइल का बैक अप लेते हैं क्योंकि हम में से कोई भी प्रमाणित कर सकता है, यह आपके सभी डेटा खोने के लिए बहुत निराशाजनक और निराशाजनक है और इसे शुरू करना है।

मेल नियंत्रण कक्ष

शुरू करने के लिए, आइए विंडोज़ में मेल कंट्रोल पैनल पर एक त्वरित नज़र डालें।

जैसा कि चित्र दिखाता है, आपके पास अपने Outlook सेटअप के तीन प्रमुख क्षेत्रों तक पहुंच है। उस ने कहा, "ई-मेल खाते …" या "डेटा फ़ाइलें …" बटन पर क्लिक करके, उसी विंडो को उनके संबंधित टैब पर खुल जाएगा।
जैसा कि चित्र दिखाता है, आपके पास अपने Outlook सेटअप के तीन प्रमुख क्षेत्रों तक पहुंच है। उस ने कहा, "ई-मेल खाते …" या "डेटा फ़ाइलें …" बटन पर क्लिक करके, उसी विंडो को उनके संबंधित टैब पर खुल जाएगा।

निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में, हम ई-मेल टैब देखते हैं, जो आपको अपने ई-मेल खाते (जैसे) पर कार्रवाई करने या उन्हें बदलने जैसे कार्यों को करने देगा। आप यह भी देख सकते हैं कि प्रत्येक खाते के लिए डेटा कहां संग्रहीत किया जाता है।

यदि आप सीधे इन डेटा फ़ाइलों को प्रभावित करना चाहते हैं, तो आपको "डेटा फ़ाइलें" टैब पर क्लिक करना होगा। यहां कुछ आसान चीजें हैं जो आप यहां कर सकते हैं।
यदि आप सीधे इन डेटा फ़ाइलों को प्रभावित करना चाहते हैं, तो आपको "डेटा फ़ाइलें" टैब पर क्लिक करना होगा। यहां कुछ आसान चीजें हैं जो आप यहां कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप यह देखने के लिए "फ़ाइल फ़ाइल खोलें" बटन पर क्लिक कर सकते हैं कि आपकी डेटा फ़ाइलें कहां स्थित हैं। यह आसान है, क्योंकि आप जानना चाहेंगे कि अगर आपको कभी भी उन्हें स्कैन और मरम्मत करने की आवश्यकता है (अगले खंड में चर्चा की गई है)।
उदाहरण के लिए, आप यह देखने के लिए "फ़ाइल फ़ाइल खोलें" बटन पर क्लिक कर सकते हैं कि आपकी डेटा फ़ाइलें कहां स्थित हैं। यह आसान है, क्योंकि आप जानना चाहेंगे कि अगर आपको कभी भी उन्हें स्कैन और मरम्मत करने की आवश्यकता है (अगले खंड में चर्चा की गई है)।
खाता सेटिंग विंडो से आप एक और शानदार सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। यदि आपकी डेटा फ़ाइल बड़ी हो गई है और डिस्क स्थान बहुत अधिक ले रहा है (कुछ लोग पुरानी ई-मेल के गीगाबाइट्स पर गीगाबाइट एकत्र करते हैं), तो आप इसे संपीड़ित कर सकते हैं।
खाता सेटिंग विंडो से आप एक और शानदार सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। यदि आपकी डेटा फ़ाइल बड़ी हो गई है और डिस्क स्थान बहुत अधिक ले रहा है (कुछ लोग पुरानी ई-मेल के गीगाबाइट्स पर गीगाबाइट एकत्र करते हैं), तो आप इसे संपीड़ित कर सकते हैं।

डेटा फ़ाइलें टैब पर "सेटिंग्स" बटन पर क्लिक करें और फिर अपनी Outlook डेटा फ़ाइल के आकार को कम करने के लिए "अभी कॉम्पैक्ट करें" पर क्लिक करें।

मेल नियंत्रण कक्ष आपकी डेटा फ़ाइलों और प्रोफाइल को बनाए रखने का एक विश्वसनीय तरीका है, लेकिन यह एकमात्र तरीका नहीं है, और आउटलुक एप्लिकेशन आपको अपने मेलबॉक्स में भी प्रशासित करने देगा। आपकी डेटा फ़ाइलों को सुधारने के तरीके के प्रदर्शन के बाद हम आपको इन नियंत्रणों को सही तरीके से दिखाएंगे।
मेल नियंत्रण कक्ष आपकी डेटा फ़ाइलों और प्रोफाइल को बनाए रखने का एक विश्वसनीय तरीका है, लेकिन यह एकमात्र तरीका नहीं है, और आउटलुक एप्लिकेशन आपको अपने मेलबॉक्स में भी प्रशासित करने देगा। आपकी डेटा फ़ाइलों को सुधारने के तरीके के प्रदर्शन के बाद हम आपको इन नियंत्रणों को सही तरीके से दिखाएंगे।

पीएसटी रखरखाव उपकरण चल रहा है

यदि आपने अभी तक ध्यान नहीं दिया है, तो Outlook डेटा को.PST या OST फ़ाइल में संग्रहीत किया जाता है, और अधिकांश समय, इसमें कुछ भी गलत नहीं है।

दुर्भाग्यवश, कभी-कभी आपका डेटा दूषित हो जाता है, जो वही बात नहीं है जैसा कि यह वसूली से परे खराब या निराशाजनक है, आपको बस इनबॉक्स मरम्मत उपकरण को चलाने की आवश्यकता है। इनबॉक्स मरम्मत उपकरण या "स्कैनपस्ट" आपकी व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स फ़ाइल को स्कैन और मरम्मत करेगा, वसूली के दौरान कुछ गलत होने पर आपके भ्रष्ट पीएसटी या ओएसटी फ़ाइल का बैकअप बनाते समय किसी भी त्रुटि को सत्यापित और सही करेगा।

ScanPST टूल आपके Outlook के इंस्टॉल फ़ोल्डर में पाया जा सकता है, आमतौर पर सी: प्रोग्राम फ़ाइलें Microsoft Office Office15। जब आप इसे ढूंढते हैं, तो इसे शुरू करने के लिए स्कैनपस्ट उपयोगिता को डबल-क्लिक करें।

सबसे पहले आपको जो करना होगा, उसे ब्राउज़ करें जहां आपकी.PST या OST फ़ाइलें स्थित हैं। निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में, आप देखते हैं कि वे हमारे कंप्यूटर पर कहां स्थित हैं। हम एक चुनते हैं और "ओपन" पर क्लिक करते हैं।
सबसे पहले आपको जो करना होगा, उसे ब्राउज़ करें जहां आपकी.PST या OST फ़ाइलें स्थित हैं। निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में, आप देखते हैं कि वे हमारे कंप्यूटर पर कहां स्थित हैं। हम एक चुनते हैं और "ओपन" पर क्लिक करते हैं।
यदि स्कैनपस्ट उपकरण को कोई त्रुटि मिलती है, तो यह आपको उतनी ही सूचित करेगी और मरम्मत की पेशकश करेगी। कहा मरम्मत शुरू करने के लिए उपयुक्त शीर्षक बटन पर क्लिक करें।
यदि स्कैनपस्ट उपकरण को कोई त्रुटि मिलती है, तो यह आपको उतनी ही सूचित करेगी और मरम्मत की पेशकश करेगी। कहा मरम्मत शुरू करने के लिए उपयुक्त शीर्षक बटन पर क्लिक करें।
एक बार समाप्त हो जाने पर, स्कैनपस्ट टूल आपको यह बताने देगा कि आपकी Outlook फ़ाइल सफलतापूर्वक मरम्मत की गई है।
एक बार समाप्त हो जाने पर, स्कैनपस्ट टूल आपको यह बताने देगा कि आपकी Outlook फ़ाइल सफलतापूर्वक मरम्मत की गई है।
आप उपकरण को बंद कर सकते हैं या आवश्यकतानुसार किसी भी अन्य डेटा फ़ाइलों पर प्रक्रिया दोहरा सकते हैं।
आप उपकरण को बंद कर सकते हैं या आवश्यकतानुसार किसी भी अन्य डेटा फ़ाइलों पर प्रक्रिया दोहरा सकते हैं।

अपने डेटा को स्वचालित रूप से संग्रहीत करना

सबसे अच्छा संग्रह कैसे करें और अपने डेटा का बैक अप लेने के बारे में कुछ महत्वपूर्ण जानकारी के साथ हवा की चीजों को हवा दें। पहली बात जो हम चर्चा करना चाहते हैं वह आपके ऑटोआर्किव विकल्प हैं। शुरू करने के लिए, रिबन पर "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें ताकि आप निम्न स्क्रीन देखें।

तत्काल ध्यान दें, खाता खोलें बटन के ऊपर स्थित ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करके आप चुन सकते हैं कि आप किस खाते में भाग लेना चाहते हैं (यदि लागू हो)।

आइए "क्लीनअप टूल्स" बटन पर क्लिक करें और फिर विकल्पों से "मेलबॉक्स क्लीनअप" का चयन करें। नीचे वे विकल्प हैं जिन्हें आप देखेंगे। यहां सबकुछ वसा को आपके इनबॉक्स से ट्रिम करने और पुराने संदेशों को संग्रहीत करने के लिए समर्पित है।
आइए "क्लीनअप टूल्स" बटन पर क्लिक करें और फिर विकल्पों से "मेलबॉक्स क्लीनअप" का चयन करें। नीचे वे विकल्प हैं जिन्हें आप देखेंगे। यहां सबकुछ वसा को आपके इनबॉक्स से ट्रिम करने और पुराने संदेशों को संग्रहीत करने के लिए समर्पित है।
"ऑटोआर्किव" बटन पर क्लिक करने का अर्थ है कि Outlook किसी भी मेल फ़ोल्डरों को स्वतः चालू कर देगा जो इस तरह कॉन्फ़िगर किए गए हैं। अपने स्वैच्छिक विकल्पों को सेट करने के लिए, आपको मेल फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करना होगा और "ऑटोआर्किव" टैब का चयन करना होगा।
"ऑटोआर्किव" बटन पर क्लिक करने का अर्थ है कि Outlook किसी भी मेल फ़ोल्डरों को स्वतः चालू कर देगा जो इस तरह कॉन्फ़िगर किए गए हैं। अपने स्वैच्छिक विकल्पों को सेट करने के लिए, आपको मेल फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करना होगा और "ऑटोआर्किव" टैब का चयन करना होगा।

यहां हम एक विशिष्ट मेल फ़ोल्डर गुण विंडो देखते हैं। ऑटोआर्किव टैब आपको समायोजित करने देगा कि फ़ोल्डर को स्वैच्छिक कैसे किया जाता है। नोट, इस स्क्रीनशॉट में, हमारे पास अपने स्वयं के शेड्यूल और कार्यों के अनुसार ऑटोआर्किव को कॉन्फ़िगर किया गया फ़ोल्डर है।

आप आउटलुक की समग्र डिफ़ॉल्ट स्वत: सूची सेटिंग्स के अनुसार फ़ोल्डर को स्वत: सूची में भी असाइन कर सकते हैं।यदि आप फ़ोल्डर को डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स में सेट करते हैं, और उसके बाद "डिफ़ॉल्ट संग्रह सेटिंग्स …" पर क्लिक करें, तो आपको निम्न संवाद दिखाई देगा (क्योंकि वे "डिफ़ॉल्ट" हैं, जो भी आप यहां सेट किए गए परिवर्तन डिफ़ॉल्ट ऑटोमार्केट में कॉन्फ़िगर किए गए प्रत्येक फ़ोल्डर पर लागू होंगे)।
आप आउटलुक की समग्र डिफ़ॉल्ट स्वत: सूची सेटिंग्स के अनुसार फ़ोल्डर को स्वत: सूची में भी असाइन कर सकते हैं।यदि आप फ़ोल्डर को डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स में सेट करते हैं, और उसके बाद "डिफ़ॉल्ट संग्रह सेटिंग्स …" पर क्लिक करें, तो आपको निम्न संवाद दिखाई देगा (क्योंकि वे "डिफ़ॉल्ट" हैं, जो भी आप यहां सेट किए गए परिवर्तन डिफ़ॉल्ट ऑटोमार्केट में कॉन्फ़िगर किए गए प्रत्येक फ़ोल्डर पर लागू होंगे)।
न भूलें, आप विकल्प खोलकर और "उन्नत" शीर्षक पर क्लिक करके इन सेटिंग्स को भी ढूंढ सकते हैं।
न भूलें, आप विकल्प खोलकर और "उन्नत" शीर्षक पर क्लिक करके इन सेटिंग्स को भी ढूंढ सकते हैं।
आइए मैन्युअल रूप से अपना डेटा संग्रहीत करने के लिए आगे बढ़ें।
आइए मैन्युअल रूप से अपना डेटा संग्रहीत करने के लिए आगे बढ़ें।

मैन्युअल रूप से अपना डेटा संग्रहित करना

बस, अगर आप ऑटोआर्किव का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, या आप अपने आप को एक संग्रह प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाना चाहते हैं, तो खाता सूचना स्क्रीन पर पाए गए क्लीनअप टूल्स पर वापस आएं, और निम्न संवाद को खोलने के लिए "संग्रह" पर क्लिक करें और चुनें।

काफी आसान, आप बस उस फ़ोल्डर को चुनना चाहते हैं जिसे आप संग्रहित करना चाहते हैं, अपने संग्रह आइटम की तारीख का चयन करें, और फिर उस फ़ोल्डर को चुनें जहां आप अपना संग्रह सहेजना चाहते हैं। यही वह है, तुम कर चुके हो!
काफी आसान, आप बस उस फ़ोल्डर को चुनना चाहते हैं जिसे आप संग्रहित करना चाहते हैं, अपने संग्रह आइटम की तारीख का चयन करें, और फिर उस फ़ोल्डर को चुनें जहां आप अपना संग्रह सहेजना चाहते हैं। यही वह है, तुम कर चुके हो!

बैक अप और अपनी आउटलुक डेटा फ़ाइल को पुनर्स्थापित करना

अपनी आउटलुक डेटा फ़ाइल का बैकअप लेना आपके ओएसटी या पीएसटी फ़ाइलों को किसी अन्य हार्ड ड्राइव, क्लाउड सर्वर, अंगूठे ड्राइव या किसी अन्य स्टोरेज माध्यम पर कॉपी करना जितना आसान है। आपको याद है कि अपनी डेटा फाइलों का पता कैसे लगाएं?

मेल नियंत्रण कक्ष खोलें और "डेटा फ़ाइलें" बटन पर क्लिक करें। "फ़ाइल खोलें स्थान …" पर क्लिक करें और फिर आप अपनी डेटा फ़ाइलों का बैक अप ले सकते हैं।

एक तरफ ध्यान दें, आप क्लाउड लोकेशन, जैसे वनड्राइव या ड्रॉपबॉक्स फ़ोल्डर में अपनी डेटा फ़ाइलों को स्थायी रूप से स्थानांतरित कर सकते हैं, इस प्रकार आपके Outlook डेटा को आश्वस्त करना हमेशा तकनीकी रूप से बैक अप लिया जाता है।
एक तरफ ध्यान दें, आप क्लाउड लोकेशन, जैसे वनड्राइव या ड्रॉपबॉक्स फ़ोल्डर में अपनी डेटा फ़ाइलों को स्थायी रूप से स्थानांतरित कर सकते हैं, इस प्रकार आपके Outlook डेटा को आश्वस्त करना हमेशा तकनीकी रूप से बैक अप लिया जाता है।

अपनी बैक-अप डेटा फ़ाइल को पुनर्स्थापित करने के लिए, आइए फ़ाइल टैब पर वापस जाएं और "Outlook डेटा फ़ाइल खोलें" चुनें।

निम्न स्क्रीनशॉट में, फ़ाइल एक्सप्लोरर स्वचालित रूप से हमारे अभिलेखागार में खुलता है, लेकिन आप स्पष्ट रूप से ब्राउज़ कर सकते हैं जहां भी आपकी डेटा फ़ाइलें स्थित हैं।
निम्न स्क्रीनशॉट में, फ़ाइल एक्सप्लोरर स्वचालित रूप से हमारे अभिलेखागार में खुलता है, लेकिन आप स्पष्ट रूप से ब्राउज़ कर सकते हैं जहां भी आपकी डेटा फ़ाइलें स्थित हैं।
अपनी इच्छित फ़ाइल का चयन करें, और "ओपन" पर क्लिक करें ताकि आप फ़ाइल में सहेजे गए डेटा तक पहुंच सकें। एक बार बहाल हो जाने पर, आप सामान्य रूप से आइटम ब्राउज़ और देख पाएंगे।
अपनी इच्छित फ़ाइल का चयन करें, और "ओपन" पर क्लिक करें ताकि आप फ़ाइल में सहेजे गए डेटा तक पहुंच सकें। एक बार बहाल हो जाने पर, आप सामान्य रूप से आइटम ब्राउज़ और देख पाएंगे।
अगर आपको अब अपनी बैक-अप डेटा फ़ाइल तक पहुंचने की आवश्यकता नहीं है, तो आप केवल शीर्ष-फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और बंद विकल्प का चयन कर सकते हैं।
अगर आपको अब अपनी बैक-अप डेटा फ़ाइल तक पहुंचने की आवश्यकता नहीं है, तो आप केवल शीर्ष-फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और बंद विकल्प का चयन कर सकते हैं।
डेटा फ़ाइलों का बैक अप लेना और पुनर्स्थापित करना काफी हद तक एक मैन्युअल गतिविधि है, लेकिन यदि आप अपने फ़ोल्डरों को अक्सर स्वैच्छिक रूप से सेट अप करते हैं, और वे क्लाउड फ़ोल्डर जैसे किसी स्थान पर संग्रहीत हैं, तो आपके पास सुरक्षा का कुछ मामला है।
डेटा फ़ाइलों का बैक अप लेना और पुनर्स्थापित करना काफी हद तक एक मैन्युअल गतिविधि है, लेकिन यदि आप अपने फ़ोल्डरों को अक्सर स्वैच्छिक रूप से सेट अप करते हैं, और वे क्लाउड फ़ोल्डर जैसे किसी स्थान पर संग्रहीत हैं, तो आपके पास सुरक्षा का कुछ मामला है।

यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप किसी भी डेटा को खोना नहीं चाहते हैं, नियमित रूप से अपनी डेटा फ़ाइलों को थोक रूप से बैक अप लेना है। आप जो भी जोड़ना चाहते हैं उसे मिला? कृपया हमारे चर्चा मंच में हमें बताएं। हमेशा के रूप में, हम आपकी प्रतिक्रिया के लिए तत्पर हैं।

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