इन दिनों एक व्यवसाय का प्रबंधन करने की कोशिश करने के साथ, संगठन चार्ट को सबकुछ व्यवस्थित रखने के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। यहां हम आपको दिखाएंगे कि Visio 2010 में एक को कैसे बनाया जाए।
यह अतिथि लेख हमारे दोस्तों द्वारा लिखा गया था कार्यालय 2010 क्लब.
संगठन चार्ट की आवश्यकता है
संगठन चार्ट बनाने की आवश्यकता इन दिनों अनिवार्य हो रही है, क्योंकि कंपनियां दूर तक पहुंच उपलब्धता, उत्पादकता में वृद्धि और विभिन्न बाजारों को लक्षित करने के लिए व्यापक भर्ती पर ध्यान केंद्रित करना शुरू कर देती हैं। इस कठोर परिवर्तन को ध्यान में रखते हुए, एक संगठन चार्ट बनाने से हितधारकों को आसानी से बढ़ती संगठन संरचना और पदानुक्रम को आसानी से समझने में मदद मिल सकती है। यह विभिन्न विभागों में काम कर रहे कर्मचारियों के बीच संबंधों को परिभाषित करने के साथ-साथ संगठन की बुनियादी संरचना भी दिखाता है।
असल में, माइक्रोसॉफ्ट विसियो 2010 संगठन चार्ट बनाने का एक आसान तरीका प्रदान करता है। पहले के रूप में, संगठन पदानुक्रम सूचीबद्ध करने के रूढ़िवादी तरीकों का उपयोग विभागों की संरचना को परिभाषित करने के लिए किया जा सकता है जिसमें संचार संभव है; क्षैतिज और लंबवत संचार। संगठनात्मक संरचना को विस्तृत चार्ट में परिभाषित करने वाली इन सूचियों को बदलने के लिए, Visio 2010 में एक्सेल स्प्रेडशीट आयात करने के लिए एक ऐड-इन शामिल है, जो एक संगठन चार्ट बनाने के लिए स्प्रेडशीट से डेटा खींचने के लिए आसान है।
महत्वपूर्ण बात यह है कि आपको संगठनात्मक पदानुक्रमों और चॉकिंग-आउट संरचना को परिभाषित करने की भूल में खुद को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि आपको केवल आयात करने के लिए आवश्यक डेटा के साथ कॉलम और पंक्ति शीर्षलेख निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है और यह स्वचालित रूप से चार्ट परिभाषित कर देगा; प्रत्येक कर्मचारी के निर्दिष्ट प्रमाण-पत्रों के साथ संगठनात्मक पदानुक्रम, उनके संबंधित विभागों में वर्गीकृत।
Visio 2010 में संगठन चार्ट बनाना
शुरू करने के लिए, हमने फ़ील्ड वाले एक्सेल स्प्रेडशीट बनाए हैं, नाम, पर्यवेक्षक, पदनाम, विभाग और फोन। नाम क्षेत्र में विभिन्न विभागों में काम कर रहे सभी कर्मचारियों का नाम शामिल है, जबकि पर्यवेक्षक क्षेत्र में पर्यवेक्षकों या टीम लीड का नाम होता है। संगठन चार्ट बनाने के लिए यह क्षेत्र महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह चार्ट में मूल संरचना और पदानुक्रम को परिभाषित करता है।
यह पहले चरण में संगठन चार्ट विज़ार्ड शुरू करेगा, सक्षम करें जानकारी जो पहले से ही किसी फ़ाइल या डेटाबेस में संग्रहीत है विकल्प, और अगला क्लिक करें।
एक्सेल फ़ाइल पथ निर्दिष्ट करें और जारी रखने के लिए अगला क्लिक करें।
इस चरण में, आपको उन फ़ील्ड निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है जो वास्तव में किसी संगठन की संरचना को परिभाषित करते हैं। हमारे मामले में, ये हैं नाम & पर्यवेक्षक खेत। फ़ील्ड निर्दिष्ट करने के बाद, आगे बढ़ने के लिए अगला क्लिक करें।
चूंकि संगठन चार्ट प्राथमिक रूप से संगठनों में काम कर रहे विभागों / कर्मचारियों के पदानुक्रम को दिखाने के लिए है, साथ ही साथ वे कैसे जुड़े हुए हैं, और किसके पर्यवेक्षण करते हैं। इसे ध्यान में रखते हुए, इस चरण में हम पर्यवेक्षक क्षेत्र छोड़ देंगे, क्योंकि इसमें शामिल होना आवश्यक नहीं होगा क्योंकि Visio स्वचालित रूप से एक्सेल शीट में परिभाषित मूल संरचना को बाहर निकाल देता है। नीचे के बाकी फ़ील्ड जोड़ें प्रदर्शित फ़ील्ड श्रेणी, और अगला क्लिक करें।
यह चरण चार्ट को कई पृष्ठों में तोड़ने के बारे में है, यदि आप 100+ कर्मचारियों से बात कर रहे हैं, तो आप उन पृष्ठों की संख्या निर्दिष्ट करना चाहेंगे जिन पर संगठन चार्ट प्रदर्शित किया जाएगा। लेकिन हमारे मामले में, हम बहुत कम मात्रा में डेटा से निपट रहे हैं, इसलिए हम सक्षम होंगे मैं चाहता हूं कि विज़ार्ड स्वचालित रूप से पृष्ठों पर मेरे संगठन चार्ट को तोड़ दे विकल्प। उस पृष्ठ को निर्दिष्ट करें जिसे आपको पृष्ठ के शीर्ष पर दिखाने के लिए आवश्यक है। यदि आपके पास 20 से कम पदानुक्रम हैं, तो संगठन में उच्चतम रैंकिंग कर्मचारी का नाम दर्ज करें और विज़ार्ड को समाप्त करने के लिए समाप्त क्लिक करें।
अग्रिम अनुकूलन के लिए, ऊपर सिर नियमावली टैब, यहां आपको ऑर्ग चार्ट के पदानुक्रम को स्थापित करने और अन्य कर्मचारियों की स्थिति का प्रबंधन करने के लिए अलग-अलग समूह मिलेंगे। के अंतर्गत व्यवस्था समूह, आकार 'व्यवस्था को बदला जा सकता है और यह चार्ट के माध्यम से आसान नेविगेशन प्रदान करता है। आप स्थिति के प्रकार को भी बदल सकते हैं और चयनित कर्मचारी के अधीनस्थों को छुपा सकते हैं।
से चित्र समूह, आप कर्मचारियों, विभागों आदि की एक तस्वीर डाल सकते हैं। सिंक्रनाइज़ेशन समूह से, आपके पास एक सिंक की गई प्रतिलिपि बनाने और चयनित कर्मचारी के अधीनस्थों का विस्तार करने का विकल्प होता है। संगठन डेटा समूह के तहत, आप संगठन चार्ट के पूरे लेआउट को बदल सकते हैं प्रदर्शित विकल्प समेत; आकृति प्रदर्शन, विभाजक दिखाएं, आयातित फ़ील्ड को सक्षम / अक्षम करें, ब्लॉक स्थिति बदलें, और रंग भरें आदि।
मिसाल के तौर पर, हमने संगठन में एक सलाहकार जोड़ा है, जो इसे बनाए रखने के लिए सीधे सीईओ के अधीन है, हमने इसे खींच लिया है सलाहकार बॉक्स और तत्काल अधीनस्थ स्थिति बनाने के लिए इसे सीईओ बॉक्स पर छोड़ दिया।
निष्कर्ष
एक संगठन चार्ट विस्तृत संगठनात्मक पदानुक्रम दिखाने का एक शानदार तरीका है; कर्मचारियों, विभाग संरचना, नई रिक्तियों, नए किराए पर कर्मचारियों के परिभाषित प्रमाण-पत्रों के साथ हाल ही में विभागों को जोड़ा गया, और महत्वपूर्ण रूप से विभिन्न विभागों और कर्मचारियों आदि के बीच बातचीत का सबसे सुविधाजनक तरीका दिखाता है।
