शुरुआती: Outlook 2013 में श्रेणियां कैसे बनाएं, प्रबंधित करें और असाइन करें

2024 लेखक: Geoffrey Carr | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 11:00

आउटलुक 2013 आपको श्रेणियों को सामानों को निर्दिष्ट करने और अनुकूलित श्रेणियों को कस्टमाइज़ करने देता है। श्रेणियों के बारे में बात यह है कि वे Outlook में सार्वभौमिक हैं, और क्या आप प्रत्येक श्रेणी को कीबोर्ड संयोजन में असाइन कर सकते हैं। इसलिए, आप कुछ त्वरित कुंजी स्ट्रोक के साथ ईमेल, कैलेंडर ईवेंट और नोट्स को वर्गीकृत कर सकते हैं।

पिछले कुछ महीनों में हमने Outlook 2013 और इसके विभिन्न हिस्सों के बारे में एक बड़ा सौदा किया है। हमने अपनी सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं को महारत हासिल करने के बारे में बात की है जैसे ईमेल लिखना और भेजना, साथ ही संपर्क बनाना और प्रबंधित करना और यहां तक कि अपने जीमेल संपर्कों को आयात करना। हमने Outlook पर अन्य सामान भी शामिल किए हैं, जैसे आप कार्य को अच्छी तरह से रखने के लिए कार्य सूची कैसे बना सकते हैं। और निश्चित रूप से, सभी महत्वपूर्ण कैलेंडर हैं, जो किसी भी व्यक्ति के लिए आवश्यक है जो प्रभावी ढंग से शेड्यूल रखना चाहता है।

इसका क्या मतलब है कि आप व्यस्त काम और यहां तक कि व्यक्तिगत जीवन को बेहतर तरीके से प्रबंधित करने में मदद के लिए इसके साथ एक बड़ा सौदा कर सकते हैं। हालांकि, हम Outlook 2013 पर अपना नज़र डालने से पहले, हमने महसूस किया कि हमें संक्षेप में दो शेष पहलुओं को कवर करना चाहिए जो हमें बताए गए हैं: श्रेणियां और खोज।

उन श्रेणियों के बारे में

अपनी श्रेणियों को कस्टमाइज़ करने के लिए, "वर्गीकृत करें" बटन पर क्लिक करें और फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से "सभी श्रेणियां …" चुनें। इस संवाद का उपयोग करके, आप नई श्रेणियां बना सकते हैं, पुराने लोगों को हटा सकते हैं, नाम बदल सकते हैं, रंग बदल सकते हैं, और शॉर्टकट कुंजियां असाइन कर सकते हैं।

निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में ध्यान दें, हमने नीली श्रेणी में "CTRL + F2" असाइन कैसे किया है।

अब, उदाहरण के लिए, आप अपनी इच्छित चीज़ों पर श्रेणियां लागू कर सकते हैं। नीचे हमारे मूर्ख उदाहरण लें, हमारे पास "ला ला विदा लोक" का हमारा कार्य है और हमने इसे व्यक्तिगत (बैंगनी) और तत्काल (लाल) श्रेणियों के साथ चिह्नित किया है।

इस बहुत उपयोगी टिप्स को याद रखें: एक बार जब आप अपनी श्रेणियों के लिए शॉर्टकट कुंजी असाइन करते हैं, और आपने अपनी श्रेणियों को स्मृति में किया है, तो वे मेल, अपॉइंटमेंट्स और अन्य आउटलुक आइटम्स व्यवस्थित करने से त्वरित कार्य कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यहां हमारे इनबॉक्स में किसी संदेश से एक ईमेल हेडर है, हमने इसे वर्क श्रेणी के साथ चिह्नित किया है। अब से, अगर हमें इस विशिष्ट संदेश को देखने की ज़रूरत है, तो हम असंबद्ध संदेशों को फ़िल्टर करने के लिए श्रेणियों का उपयोग कर सकते हैं।

यह भी ध्यान रखें कि आप त्वरित रूप से डिफ़ॉल्ट स्क्रीन के साथ कार्यों, ईमेल और अन्य Outlook आइटम्स को तुरंत चिह्नित कर सकते हैं, जैसे कि निम्न स्क्रीनशॉट में। यहां हमने CATEGORIES कॉलम में छोटे बॉक्स पर क्लिक करके कई कार्यों को केवल यूआरजीएनटी के रूप में चिह्नित किया है।

यह स्पष्ट है कि श्रेणियां बहुत उपयोगी हो सकती हैं, और वे Outlook में काफी हद तक अनहेल्ड सुविधा हैं। उन्हें प्रभावी ढंग से उपयोग करना सीखें, और आप अपने सभी सामानों को अपने संबंधित श्रेणी क्षेत्रों में व्यवस्थित रखने में सक्षम होंगे।

आउटलुक में सरल खोज

चलो आउटलुक में वस्तुओं की खोज के बारे में संक्षेप में बात करके इसे लपेटें। हमारा मतलब है कि यह मुख्य रूप से मेल पर लागू होता है, लेकिन खोज पूरे एप्लिकेशन में फैली हुई है। जब आप खोज फलक पर क्लिक करते हैं, जैसे कि इनबॉक्स (या कोई अन्य मेल फ़ोल्डर) में, रिबन आपको खोज टूल की एक बड़ी संख्या देने के लिए बदल देगा।

ये सब सामान यहाँ क्यों है? बस, आप एक संदेश के लिए और अधिक तरीकों की खोज कर सकते हैं, इसे खोजने की संभावना बेहतर है। निम्न स्क्रीनशॉट में यहां देखें, हम "विषय" बटन पर क्लिक करते हैं, और हम उचित स्थान को भर सकते हैं जिसके साथ हम विषय चाहते हैं। इस उदाहरण में, हम "कार्य" से संबंधित किसी भी विषय को खोजना चाहते हैं।

नोट, पॉप अप करने वाले परिणाम वास्तव में कार्य हैं, जो दर्शाता है कि Outlook द्वारा संग्रहीत किए गए सभी चीज़ों से खोज परिणाम कैसे लौटाते हैं।

यदि Outlook में आपके खोज कौशल को अधिकतम करने के लिए आप रुचि रखते हैं, तो आप थोड़ी देर ले कर और खोज रिबन के विकल्पों को आजमाकर जल्दी से अव्यवस्था में कटौती कर सकते हैं। ध्यान रखें कि यदि आपके परिणाम बहुत व्यापक और विविध हैं, तो आप उचित रूप से शीर्षक वाले स्कोप टूल का उपयोग करके अपने दायरे को परिशोधित कर सकते हैं।

अंत में, यदि आपको खोज करने पर बिजली और अंतिम नियंत्रण की आवश्यकता महसूस होती है, तो विकल्प अनुभाग में "खोज उपकरण" बटन पर क्लिक करके प्राप्त उन्नत खोज फ़ॉर्म का उपयोग करने का प्रयास करें।

उन्नत खोज फ़ॉर्म का उपयोग करना Outlook को खोजने के लिए सबसे अच्छा, बिना बकवास तरीका है, लेकिन आप जो भी तरीका उपयोग करते हैं, हम निश्चित हैं कि आप यह समझ लेंगे कि आपकी सामग्री को किसी भी समय कैसे ढूंढें।

खोज विकल्प

आउटलुक विंडोज सर्च के साथ काम करता है, जिसे हमने थोड़ी देर पहले पूरी श्रृंखला लिखी थी। ये विकल्प विंडोज़ और आउटलुक में आइटमों की खोज कैसे प्रभावित करते हैं।

नोट, यदि आप "इंडेक्सिंग विकल्प …" पर क्लिक करते हैं तो आप इंडेक्सिंग विकल्प कंट्रोल पैनल खोलेंगे, जहां आप विंडोज सर्च इंडेक्सर द्वारा Outlook को अनुक्रमित या कैसे समायोजित कर सकते हैं। इन शेष विकल्पों में मुख्य रूप से खोज परिणाम होते हैं, जैसे कि वे कैसे प्रदर्शित होते हैं और कहां से दिखाए जाते हैं।

श्रेणियां और खोज दो अनहेल्ड फीचर्स हैं जिन्हें आप अपने आउटलुक रेपरोटेयर में जोड़ सकते हैं, जो आपके कार्यालय के अनुभव को अच्छी तरह से अच्छी तरह से घेरेगा। यदि आप Outlook का व्यापक रूप से उपयोग करते हैं, और आपको बहुत सारे ईमेल मिलते हैं, कई कैलेंडर अपॉइंटमेंट्स बनाते हैं, या लंबी कार्य सूचियां उत्पन्न करते हैं, तो न केवल उन्हें व्यवस्थित करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है, लेकिन फिर कुछ भी खोजने की क्षमता है, खासकर यदि आप जानते हैं जो आप खोज रहे हैं वह अमूल्य है।