नीचे दिए गए निर्देश Microsoft Word, PowerPoint, Excel, और Access 2016 पर लागू होते हैं, लेकिन प्रक्रिया Office के अन्य हाल के संस्करणों में समान होनी चाहिए।
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का पासवर्ड सुरक्षा कितना सुरक्षित है?
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस की पासवर्ड-सुरक्षा सुविधाओं को अतीत में खराब रैप मिला है। Office 95 से Office 2003 तक, एन्क्रिप्शन योजना बहुत कमजोर थी। यदि आपके पास Office 2003 या पुराने संस्करण के साथ एक पासवर्ड पासवर्ड-सुरक्षित है, तो पासवर्ड को आसानी से और जल्दी से उपलब्ध पासवर्ड क्रैकिंग सॉफ़्टवेयर से आसानी से हटाया जा सकता है।
कार्यालय 2007 के साथ, माइक्रोसॉफ्ट को सुरक्षा के बारे में अधिक गंभीर मिला। Office 2007 को 128-बिट कुंजी के साथ उन्नत एन्क्रिप्शन मानक (एईएस) पर स्विच किया गया। इसे व्यापक रूप से सुरक्षित माना जाता है, और इसका मतलब है कि जब आप पासवर्ड सेट करते हैं तो कार्यालय अब आपके दस्तावेज़ों की सुरक्षा के लिए वास्तविक, मजबूत एन्क्रिप्शन का उपयोग करता है। हमने पीडीएफ एन्क्रिप्शन फीचर का परीक्षण किया और पाया कि यह कार्यालय 2016 पर भी 128-बिट एईएस एन्क्रिप्शन का उपयोग करता है।
आपको देखने के लिए दो बड़ी चीजें हैं जिनकी आपको आवश्यकता है। सबसे पहले, दस्तावेज़ जो पूरी तरह से दस्तावेज़ को एन्क्रिप्ट करते हैं, वे सुरक्षित हैं। कार्यालय आपको फ़ाइल-इन सिद्धांत के "संपादन प्रतिबंधित" करने के लिए पासवर्ड सेट करने की अनुमति देता है, जिससे लोगों को फ़ाइल देखने की अनुमति मिलती है लेकिन पासवर्ड के बिना इसे संपादित नहीं किया जाता है। इस प्रकार के पासवर्ड को आसानी से क्रैक और हटाया जा सकता है, जिससे लोगों को फ़ाइल संपादित करने की इजाजत मिलती है।
साथ ही, Office की एन्क्रिप्शन केवल अच्छी तरह से काम करती है यदि आप आधुनिक दस्तावेज़ स्वरूपों जैसे.docx पर सहेज रहे हैं। यदि आप पुराने दस्तावेज़ स्वरूपों जैसे.doc- जो Office 2003 के साथ संगत हैं और पहले-Office एन्क्रिप्शन के पुराने, सुरक्षित-सुरक्षित संस्करण का उपयोग करेंगे, तो सहेजते हैं।
लेकिन, जब तक आप आधुनिक फाइल प्रारूपों में अपनी फ़ाइलों को सहेज रहे हैं और "संपादन प्रतिबंधित करें" विकल्प के बजाय "पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें" विकल्प का उपयोग कर रहे हैं, तो आपके दस्तावेज़ सुरक्षित होना चाहिए।
पासवर्ड कैसे एक कार्यालय दस्तावेज़ को सुरक्षित करें
पासवर्ड को किसी Office दस्तावेज़ की सुरक्षा करने के लिए, पहले इसे Word, Excel, PowerPoint, या Access में खोलें। स्क्रीन के ऊपरी-बाएं कोने में "फ़ाइल" मेनू पर क्लिक करें। जानकारी फलक पर, "दस्तावेज़ सुरक्षित करें" बटन पर क्लिक करें और "पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें" का चयन करें।
बटन को केवल माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में "प्रोटेक्ट डॉक्यूमेंट" नाम दिया गया है, लेकिन इसे अन्य ऐप्स में कुछ समान नाम दिया गया है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में "वर्कबुक की रक्षा करें" और माइक्रोसॉफ्ट पावरपॉइंट में "प्रेजेंटेशन प्रोटेक्शन" की तलाश करें। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में, आपको केवल जानकारी टैब पर "पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें" बटन दिखाई देगा। कदम अन्यथा वही काम करेंगे।
नोट: यदि आप केवल दस्तावेज़ के संपादन को प्रतिबंधित करना चाहते हैं, तो आप यहां "संपादन प्रतिबंधित करें" चुन सकते हैं, लेकिन जैसा कि हमने कहा है, यह बहुत सुरक्षित नहीं है और आसानी से बाईपास किया जा सकता है। यदि आप कर सकते हैं, तो आप पूरे दस्तावेज़ को एन्क्रिप्ट करने से बेहतर हैं।
चेतावनी: यदि आप कभी भी अपना पासवर्ड भूल जाते हैं तो आप दस्तावेज़ तक पहुंच खो देंगे, इसलिए इसे सुरक्षित रखें! माइक्रोसॉफ्ट आपको दस्तावेज़ और उसके पासवर्ड का नाम लिखने और इसे एक सुरक्षित स्थान पर रखने की सलाह देता है।
अगली बार जब आप दस्तावेज़ खोलेंगे, तो आपको "फ़ाइल खोलने के लिए पासवर्ड दर्ज करें" बॉक्स दिखाई देगा। यदि आप सही पासवर्ड दर्ज नहीं करते हैं, तो आप दस्तावेज़ को बिल्कुल देख नहीं पाएंगे।
एक पासवर्ड संरक्षित पीडीएफ फ़ाइल कैसे बनाएँ
आप एक पीडीएफ फ़ाइल में एक ऑफिस दस्तावेज़ भी निर्यात कर सकते हैं और पासवर्ड उस पीडीएफ फ़ाइल की रक्षा कर सकता है। पीडीएफ दस्तावेज आपके द्वारा प्रदान किए गए पासवर्ड से एन्क्रिप्ट किया जाएगा। यह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट में काम करता है।
ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ खोलें, "फ़ाइल" मेनू बटन पर क्लिक करें और "निर्यात करें" का चयन करें। दस्तावेज़ को पीडीएफ फ़ाइल के रूप में निर्यात करने के लिए "पीडीएफ / एक्सपीएस बनाएं" बटन पर क्लिक करें।
जब आप पूरा कर लें, तो पीडीएफ फ़ाइल के लिए एक नाम दर्ज करें और "प्रकाशित करें" बटन पर क्लिक करें। कार्यालय दस्तावेज़ को सुरक्षित-सुरक्षित पीडीएफ फ़ाइल में निर्यात करेगा।
चेतावनी: यदि आप पासवर्ड भूल जाते हैं तो आप पीडीएफ फ़ाइल को देखने में सक्षम नहीं होंगे। इसका ट्रैक रखना सुनिश्चित करें या आप अपनी पीडीएफ फाइल तक पहुंच खो देंगे।
यह सुविधा विशेष रूप से संवेदनशील दस्तावेज़ों की रक्षा करने में मदद कर सकती है, खासकर जब आप उन्हें यूएसबी ड्राइव पर स्टोर करते हैं या ऑनलाइन स्टोरेज सेवा जैसे माइक्रोसॉफ्ट वनड्राइव में स्टोर करते हैं।
विंडोज़ पीसी पर डिवाइस एन्क्रिप्शन और बिट-लॉकर जैसे पूर्ण डिस्क एन्क्रिप्शन या मैक पर फ़ाइलवॉल्ट आपके कंप्यूटर पर सभी दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए अधिक सुरक्षित और दर्द रहित है, खासकर यदि आपका कंप्यूटर चोरी हो गया है।
