हमने पहले प्रिंटिंग और स्कैनिंग के बिना इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के तरीकों को कवर किया है। इस प्रक्रिया के साथ, आप डिजिटल रूप से किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कर सकते हैं और इसे किसी व्यवसाय पर फ़ैक्स कर सकते हैं - सब कुछ आपके कंप्यूटर पर और बिना प्रिंटिंग के।
फ़ैक्स मशीनें कैसे काम करती हैं (और वे इतनी असुविधाजनक क्यों हैं)
यह उतना आसान नहीं है जितना होना चाहिए। फैक्स मशीनें सभी सादे पुराने टेलीफोन लाइनों से जुड़ी हैं। जब आप मानक फ़ैक्स मशीन का उपयोग करते हैं, तो फ़ैक्स मशीन आपके द्वारा निर्दिष्ट नंबर पर एक फ़ोन कॉल रखती है। गंतव्य नंबर पर फ़ैक्स मशीन उत्तर देती है और दस्तावेज़ एक टेलीफोन कॉल पर प्रसारित होता है।
इस प्रक्रिया का आविष्कार इंटरनेट से पहले किया गया था और इस बिंदु पर हंसते हुए पुरातन लगता है। फ़ैक्स करने के लिए, कोई व्यक्ति एक दस्तावेज़ टाइप कर सकता है, इसे प्रिंट कर सकता है, और उसे फ़ैक्स मशीन में स्कैन कर सकता है जो इसे फ़ोन लाइन पर भेजता है। फ़ैक्स प्राप्त करने वाला व्यक्ति फ़ैक्स किए गए दस्तावेज़ को स्कैन कर सकता है और इसे वापस डिजिटल फ़ाइल में बदल सकता है। वे पूर्ण सर्कल आ गए हैं - दस्तावेज एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर पर भेजा गया था जिसमें बहुत अधिक काम और खोए गए छवि की गुणवत्ता थी।
आदर्श रूप में, आप ईमेल या अधिक सुरक्षित ऑनलाइन विधि के माध्यम से एक दस्तावेज़ जमा करने में सक्षम होंगे। कई व्यवसाय फैक्स को दस्तावेजों को प्रेषित करने का एक सुरक्षित तरीका मानते हैं, लेकिन यह वास्तव में नहीं है - अगर कोई फोन लाइन पर घूम रहा था, तो वे आसानी से सभी फैक्स दस्तावेजों को रोक सकते थे।
फैक्स मशीन से सीधे इंटरनेट पर कनेक्ट करने का कोई तरीका नहीं है, क्योंकि फ़ैक्स मशीन केवल टेलीफोन लाइनों से जुड़ी है। फ़ैक्स ऑनलाइन करने के लिए, हमें कुछ प्रकार के गेटवे की आवश्यकता होगी जो इंटरनेट के माध्यम से दस्तावेज़ स्वीकार करता है और दस्तावेज़ को फ़ैक्स मशीन पर प्रसारित करता है। यही वह जगह है जहां नीचे दी गई सेवाएं आती हैं। उन्हें एक दस्तावेज दें और वे फ़ैक्स मशीन को डायल करने और टेलीफोन दस्तावेज़ पर अपना दस्तावेज़ भेजने का कष्टप्रद काम करेंगे।
आप बस अपने कंप्यूटर के साथ फैक्स कर सकते हैं, लेकिन …
आप निश्चित रूप से नीचे दी गई सेवाओं को छोड़ सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट विंडोज में एक फ़ैक्स और स्कैन एप्लिकेशन भी शामिल है जो आपको फ़ैक्स भेजने की अनुमति देता है। पकड़ यह है कि आपको अपने कंप्यूटर को फोन लाइन से कनेक्ट करने की आवश्यकता होगी - हाँ, इसका मतलब है कि आपको डायल-अप फ़ैक्स मॉडेम की आवश्यकता होगी। आपको लैंडलाइन टेलीफोन कनेक्शन की भी आवश्यकता होगी और जब आप पुराने डायल-अप इंटरनेट दिनों की तरह फ़ैक्स भेज रहे हों, तो आपको लोगों को फ़ोन से बाहर रहने के लिए कहना होगा। बेशक, यदि आप बहुत फैक्स कर रहे थे, तो आप एक समर्पित फैक्स टेलीफोन लाइन के लिए भुगतान कर सकते हैं - यदि आपको बहुत सारे फ़ैक्स प्राप्त हो रहे हैं तो यह भी आवश्यक हो सकता है।
यह स्पष्ट रूप से आदर्श नहीं है। बेशक, अगर आपको कुछ फैक्स भेजना है, तो आगे बढ़ें और फ़ैक्स मशीन या मॉडेम खरीदें और इसे अपनी लैंडलाइन पर लगाएं। लेकिन आपको शायद इस बार फ़ैक्स भेजने और प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं है - आपको उम्मीद है कि जब भी आप किसी ऐसे संगठन में टक्कर लेंगे जो अतीत में फंस गया हो तो आपको कभी-कभार फ़ैक्स भेजने की आवश्यकता होती है।
दस्तावेज़ स्कैन करें या मौजूदा डिजिटल फ़ाइल का उपयोग करें
मूल प्रक्रिया सरल है। सबसे पहले, आपको उस दस्तावेज़ को स्कैन करने की आवश्यकता होगी जिसे आप फ़ैक्स करना चाहते हैं, जैसे कि आप उस दस्तावेज़ को ईमेल पर भेजने जा रहे थे। यदि आपके पास चारों ओर एक स्कैनर नहीं है, तो आप इसे अपने स्मार्टफोन से स्कैन करने का प्रयास कर सकते हैं। यदि दस्तावेज़ पहले से ही आपके कंप्यूटर पर एक फाइल है, तो बधाई हो - आपको कुछ भी स्कैन करने की आवश्यकता नहीं है।
दस्तावेज़ के साथ अब डिजिटल फॉर्म में, आप इसे एक ऐसी सेवा के साथ भेज सकते हैं जो आपके लिए कष्टप्रद फैक्स काम करेगा।
ऑनलाइन फैक्स ऑनलाइन भेजें
वहां इतनी सारी ऑनलाइन फैक्स सेवाएं हैं कि किसके बारे में एक सूचित निर्णय लेना मुश्किल है। विचार करने वाली पहली बात यह है कि आप किस प्रकार के उपयोगकर्ता हैं, आप कितनी बार फ़ैक्सिंग करेंगे, और आपको किन सुविधाओं की आवश्यकता होगी।
पावर उपयोगकर्ता: रिंगसेन्ट्रल फ़ैक्स
यदि आप हर समय संवेदनशील फैक्स भेज रहे हैं, या आप किसी कंपनी के लिए काम करते हैं और आप एक सेवा चुनने की कोशिश कर रहे हैं, तो रिंग कैंट्रल फ़ैक्स, जिसका आंशिक रूप से सिस्को और एटी एंड टी का स्वामित्व है, शायद आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे अच्छा विकल्प है, खासकर जब उनके पास अलग-अलग फ़ैक्स लाइनों वाले एकाधिक उपयोगकर्ताओं के लिए बहुत सी सुरक्षा सुविधाएं और समर्थन हैं।
इसमें ऐसी सभी सुविधाएं हैं जिनकी आप कल्पना कर सकते हैं, जिसमें Outlook, Google ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स, बॉक्स के साथ एकीकरण शामिल है, और आप एक टोल-फ्री नंबर भी प्राप्त कर सकते हैं। इसमें कई सुरक्षा सुविधाएं भी हैं जो व्यवसाय या लोगों के लिए उपयोगी होंगी जो सुरक्षित जानकारी प्रसारित कर रही हैं।
बेशक, अगर आप केवल कुछ फैक्स भेजना चाहते हैं, तो आप अपनी सस्ती योजनाओं में से एक के लिए साइन अप कर सकते हैं जो प्रति माह $ 13 से शुरू हो … और फिर केवल एक या दो महीने बाद रद्द करें।
कभी-कभी उपयोगकर्ता
यदि आपको कभी-कभी फ़ैक्स भेजने की आवश्यकता होती है, तो हम माईफैक्स की अनुशंसा करते हैं, जो आपको भुगतान किए बिना 10 मुफ्त पृष्ठों को भेजने देता है। यह बहुत ज्यादा नहीं लगता है, लेकिन प्रति माह अधिकतर लोगों को प्रति माह फ़ैक्स करना पड़ता है। यदि आपको हर महीने अधिक पेज भेजने की आवश्यकता है, तो आप नियमित योजना में अपग्रेड कर सकते हैं।
मुफ्त फैक्स भेजने के लिए आपको अपने ईमेल पते की पुष्टि करने की आवश्यकता होगी।
फैक्स प्राप्त करना
यदि आपको फ़ैक्स प्राप्त करने की आवश्यकता है, तो आपको एक सशुल्क सेवा के लिए साइन अप करना होगा। सेवा को आपकी फैक्स लाइन के लिए एक समर्पित फोन नंबर स्थापित करने की आवश्यकता होगी, और इससे पैसे खर्च होंगे। यदि आप भुगतान करते हैं तो RingCentral, MyFax, और कई अन्य सेवाएं ऐसा करेंगे।
सौभाग्य से, आपको कम से कम एक नि: शुल्क परीक्षण प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए - उदाहरण के लिए, रिंगसेन्ट्रल 30 दिनों के फ्री फ़ैक्स प्राप्त करने की पेशकश करता है।
उपयोग करने के लिए कई फैक्स सेवाएं हैं, और यदि आपको कभी-कभी कभी-कभी फ़ैक्स भेजने की आवश्यकता होती है, तो आप इसे मुफ्त में करने के लिए प्रबंधित कर सकते हैं, लेकिन यदि आप फ़ैक्स प्राप्त करना चाहते हैं, तो आपको एक परीक्षण खाते के लिए साइन अप करने की आवश्यकता समाप्त हो जाएगी । यदि आप चाहें तो आप हमेशा रद्द कर सकते हैं।
