यह अतिथि लेख डेमोजीक टेक साइट के पीछे गीक असकर द्वारा लिखा गया था।
यदि आप किसी टीम पर काम करते हैं या जब आप अपने ग्राहकों से बात कर रहे हैं तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप अपने दस्तावेज़ों को सही तरीके से वितरित करें ताकि दस्तावेज़ में जानकारी सही दर्शकों तक पहुंच सके और जानकारी की गोपनीयता का सम्मान किया जा सके।
वर्ड 2007 में एक सुविधा है जिसके साथ आप औपचारिक रूप से लोगों के समूह या यहां तक कि कुछ विश्वसनीय व्यक्तियों के साथ किसी भी व्यक्ति को उचित वितरण के लिए अपना वर्ड दस्तावेज़ तैयार कर सकते हैं।
तैयारी
Word 2007 लॉन्च करें और जिस तरह से आप चाहते हैं दस्तावेज़ बनाएं।
एक बार जब आप दस्तावेज़ से खुश होते हैं और वितरित करने के लिए तैयार होते हैं, तो ईमेल एप्लिकेशन को मारने से पहले एक पल के लिए रोकें और वितरण के लिए दस्तावेज़ तैयार करने के लिए इन सरल चरणों का पालन करें। ध्यान रखें कि ये कदम अलग हैं और इसका अर्थ यह है कि आप उन चरणों को चुन और चुन सकते हैं जिन्हें आप अनुसरण करना चाहते थे।
पर क्लिक करें कार्यालय बटन और " तैयार करना"मेनू विकल्प। 7 अलग-अलग विकल्प हैं जिन्हें आप देख सकते हैं। मैं उन विकल्पों में से प्रत्येक को समझाऊंगा ताकि आप अपनी वितरण आवश्यकताओं के विकल्पों के सही संयोजन को चुन सकें और चुन सकें।
दस्तावेजों की संपत्ति
सूची में पहला गुण' विकल्प जिसके साथ आप दस्तावेज़ के बारे में मेटाडेटा जानकारी दर्ज कर सकते हैं।
इनमें से कुछ को देखा जा सकता है फ़ाइल >> गुण संवाद।
ध्यान रखें कि दस्तावेज़ को अंतिम रूप देने के बाद आप इन गुणों को देखने में सक्षम नहीं होंगे, लेकिन तब तक आप इसे खोलने से पहले दस्तावेज़ के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए अपने दस्तावेज़ के साथ गुणों को जोड़ सकते हैं।
दस्तावेज़ का निरीक्षण करें
सूची में दूसरा विकल्प " दस्तावेज़ का निरीक्षण करें"विकल्प। अपने दस्तावेज़ को वितरित करने की तैयारी के हिस्से के रूप में आप टिप्पणी, संशोधन, संशोधन अंक, स्याही एनोटेशन के लिए दस्तावेज़ का निरीक्षण कर सकते हैं। आप छिपे मेटाडेटा या दस्तावेज़ के साथ सहेजी गई किसी भी व्यक्तिगत जानकारी का निरीक्षण कर सकते हैं। आप दस्तावेज़ के साथ संग्रहीत किसी भी कस्टम XML डेटा का निरीक्षण कर सकते हैं। आप हेडर, पाद लेख और किसी भी वॉटरमार्क के लिए किसी भी जानकारी का निरीक्षण कर सकते हैं। अंत में, आप दस्तावेज़ में किसी भी छिपे हुए ग्रंथों का भी निरीक्षण कर सकते हैं।
दस्तावेज वितरित करने से पहले निरीक्षण विकल्पों को चुनें जिन्हें आप सुनिश्चित करना चाहते थे और जब आप " निरीक्षण"बटन शब्द दस्तावेज़ का निरीक्षण करेगा और आपको किसी भी आइटम के बारे में सूचित करेगा जो इसे अपने निरीक्षण पर पाता है।
दस्तावेज़ एन्क्रिप्ट करें
सूची में तीसरा " दस्तावेज़ एन्क्रिप्ट करें"विकल्प। इस विकल्प को चुनें यदि आप दस्तावेज़ को केवल उन विश्वासियों द्वारा ही देखना चाहते हैं जिन्हें आप भरोसा करते हैं। यह आपको दस्तावेज़ को अपनी पसंद के पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करने की अनुमति देता है और उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ देखने के लिए यह पासवर्ड दर्ज करना होगा।
अनुमति प्रतिबंधित करें
सूची में चौथाई " अनुमति प्रतिबंधित करें"विकल्प। आप दस्तावेज़ के साथ क्या कर सकते हैं प्रतिबंधित करने के लिए "प्रतिबंध प्रतिबंधित करें" विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। यदि दस्तावेज़ संवेदनशील है तो आप दस्तावेज़ को संपादित करने, कॉपी करने और प्रिंट करने से प्रतिबंधित करने के लिए "अनुमतियों को प्रतिबंधित करें" का उपयोग कर सकते हैं।
आपको इंस्टॉल करने के लिए कहा जा सकता है विंडोज अधिकार प्रबंधन उपकरण। चिंता न करें, आगे बढ़ें और इसे इंस्टॉल करें, यह विश्वसनीय स्रोत से है। एक बार इंस्टॉल हो जाने पर आपको यह कॉन्फ़िगर करने में सक्षम होना चाहिए कि लोग दस्तावेज़ के साथ क्या कर सकते हैं।
एक डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें
सूची में पांचवां " एक डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें"विकल्प। डिजिटल हस्ताक्षर दस्तावेज़ की अखंडता सुनिश्चित करते हैं। एक डिजिटल हस्ताक्षर के रूप में डिजिटल हस्ताक्षर के बारे में सोचें लेकिन सुविधा के लिए इलेक्ट्रॉनिक रूप से किया। जब किसी दस्तावेज़ में डिजिटल हस्ताक्षर होता है तो यह दस्तावेज़ की अखंडता और विश्वास को दर्शाता है। यदि आप दस्तावेज़ों को दर्शकों के एक बहुत बड़े समूह में वितरित कर रहे हैं तो यह आसान होगा।
पर क्लिक करें " एक डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें"विकल्प और शब्द आपको Office Marketplace पर डिजिटल हस्ताक्षर प्रदाताओं की खोज के लिए उपर्युक्त संवाद के साथ संकेत देगा।
संगतता परीक्षक चलाएं
आइए आखिरी विकल्प पर जाएं " संगतता परीक्षक चलाएं" प्रथम।यदि आपने वर्ड 2007 के लिए विशिष्ट सुविधाओं का उपयोग किया है और यदि आपको संदेह है कि आपके दर्शक वर्ड के पुराने संस्करणों का उपयोग कर रहे हैं तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए संगतता परीक्षक को चलाने के लिए चाहते हैं कि आपका दस्तावेज़ पूरे दर्शकों द्वारा पढ़ा जा सके।
अंतिम के रूप में चिह्नित करें
समूह में दस्तावेज़ वितरित करने से पहले यह अंतिम चरण होना चाहिए जिसे आप अनुसरण करना चाहते थे। जैसा कि नाम इंगित करता है कि यह क्रिया दस्तावेज को वितरण के लिए सेट के रूप में चिह्नित करेगी।
वितरण के लिए तैयार दस्तावेज़ प्राप्त करने से आप कुछ स्पष्ट गलतियों से बचने में मदद कर सकते हैं जो आप दस्तावेज़ के लोगों के बड़े समूह में वितरित करते समय करते हैं। आपको सभी चरणों का पालन नहीं करना है; बल्कि आप चुन सकते हैं और चुन सकते हैं कि आप कौन सा चाहते हैं / पसंद करते हैं। Word 2007 वितरण के लिए दस्तावेज़ तैयार करते समय ऐसा करने के लिए पर्याप्त लचीला है।
मुझे आशा है कि आपको यह उपयोगी लगेगा और मुझे आशा है कि आप वितरण से पहले दस्तावेज़ को सही तरीके से अंतिम रूप देने के लिए वर्ड 2007 की क्षमता का उपयोग करें। यदि आपके कोई प्रश्न या टिप्पणियां हैं तो कृपया मुझे टिप्पणियों में बताएं।
