फ़ैक्स को अक्सर ईमेल से अधिक सुरक्षित के रूप में देखा जाता है, हालांकि यह वास्तव में नहीं है। फ़ैक्स मशीन बिना किसी एन्क्रिप्शन के फ़ैक्स मशीनों पर फोन लाइनों पर संवाद करती हैं और फैक्स मशीनों को अक्सर व्यस्त क्षेत्रों में रखा जाता है जहां दस्तावेजों को आसानी से किसी के द्वारा पकड़ा जा सकता है।
फैक्सिंग के विकल्प
फैक्सिंग के बहुत सारे विकल्प हैं। यदि आप कानूनों द्वारा सीमित नहीं हैं या क्योंकि दूसरे छोर पर व्यक्ति आपको फैक्स का उपयोग करने की मांग करता है, तो इन विकल्पों में से किसी एक को आजमाएं:
- ईमेल दस्तावेज़: हाँ, विनम्र ईमेल कई फैक्स को प्रतिस्थापित कर सकता है। आप शायद किसी कंप्यूटर से टाइप किए गए दस्तावेज़ को फ़ैक्स कर रहे हैं, तो फ़ैक्स मशीन का उपयोग करने से परेशान क्यों हो? किसी ईमेल को फ़ाइल संलग्न करें या केवल ईमेल में महत्वपूर्ण टेक्स्ट शामिल करें।
- स्कैन और ईमेल: यदि आपके पास फ़ैक्स मशीन है जो स्कैनर के रूप में भी काम करती है, तो आप पीडीएफ फाइलों के रूप में अपने कंप्यूटर में पेपर दस्तावेज़ों को स्कैन करने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं। उन पीडीएफ फाइलों को एक ईमेल में उन्हें भेजने के लिए संलग्न करें। आप दस्तावेज़ को स्कैन करने के लिए अपने फोन का उपयोग करने का भी प्रयास कर सकते हैं - निश्चित रूप से, यह सबसे अच्छी गुणवत्ता नहीं होगी, लेकिन हमने कुछ बहुत कम गुणवत्ता वाले फ़ैक्स देखे हैं।
- दस्तावेज़ अपलोड करें: कुछ संगठन आपको इन स्कैन किए गए दस्तावेज़ फ़ाइलों को वेब पर बस ईमेल करने की बजाय वेब पर अपलोड करने की अनुमति दे सकते हैं।
- स्नेल मेल का प्रयोग करें: स्नेल मेल फ़ैक्सिंग का धीमा विकल्प है जो कई तरीकों से भी बदतर है, लेकिन यह हमेशा खराब नहीं होता है। यदि आपके पास फ़ैक्स मशीन नहीं है और दस्तावेज़ जरूरी नहीं है, तो आप आम तौर पर फ़ैक्सिंग के बजाय अधिकांश संगठनों को दस्तावेज़ भेज सकते हैं। निश्चित रूप से, आपको डाक प्रणाली से निपटना होगा, लेकिन कम से कम आपको कुछ भी फैक्स नहीं करना पड़ेगा।
उन्हें प्रिंट किए बिना हस्ताक्षर दस्तावेज़
आपको दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करना पड़ सकता है और उन्हें किसी को भेजना पड़ सकता है, और एक बार जब वे मुद्रित हो जाते हैं तो आप उन्हें फैक्स करने के लिए लुभाने लग सकते हैं। आखिरकार, विकल्प दस्तावेज़ मुद्रित करना होगा, इसे साइन करें, इसे अपने कंप्यूटर में वापस स्कैन करें, और इसे ईमेल करें। ऐसा करने में अपना समय बर्बाद करने के बजाय, आप अपने कंप्यूटर पर किसी दस्तावेज़ पर अपना असली हस्ताक्षर लागू करने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। बस एक बार अपने हस्ताक्षर को कैप्चर करें और इसे एक छवि के रूप में संग्रहीत किया जाएगा जिसे आप दस्तावेजों पर लागू कर सकते हैं। आप उन्हें प्रिंट किए बिना भविष्य के दस्तावेजों पर आसानी से हस्ताक्षर कर सकते हैं।
यदि आपके पास स्टाइलस वाला टैबलेट है, तो आप अपनी स्क्रीन पर सीधे दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए स्टाइलस का उपयोग भी कर सकते हैं।
ऑनलाइन एक दस्तावेज़ फैक्स करें
ऑनलाइन फ़ैक्स सेवाएं आपको अपने स्वयं के फ़ैक्स मशीन या यहां तक कि एक टेलीफोन लाइन की आवश्यकता के बिना दस्तावेज़ को फ़ैक्स करने की अनुमति देती हैं। आप दस्तावेज़ अपलोड करने और प्राप्तकर्ता का फ़ोन नंबर दर्ज करने के लिए वेब-आधारित इंटरफ़ेस का उपयोग करते हैं। सेवा स्वयं अपने सभी टेलीफोन लाइनों के माध्यम से रिमोट फ़ैक्स मशीन पर अपने दस्तावेज़ को फैक्स करने वाली सभी अंतिम-मील सामग्री का ख्याल रखती है।
यदि आपको केवल फैक्स को शायद ही कभी भेजने की ज़रूरत है, तो ये सेवाएं आपको एक प्रतिशत खर्च किए बिना यहां और वहां कुछ पेज भेजने की अनुमति देगी। यदि आपको दस्तावेज़ों को अधिक बार फ़ैक्स करना पड़ता है, तो आपको कुछ भुगतान करना पड़ सकता है - लेकिन आपको फ़ैक्स मशीन और एक टेलीफोन लाइन के लिए भुगतान करना होगा, वैसे भी।
इन सेवाओं में तकनीकी रूप से फ़ैक्सिंग शामिल है, लेकिन कम से कम वे एक कट्टर पुरानी फैक्स मशीन का उपयोग करने की तरह महसूस नहीं करते हैं और इसकी आवश्यकता नहीं है कि आपके पास लैंडलाइन टेलीफोन हो।
एक फैक्स ऑनलाइन प्राप्त करें
यदि आपके पास घर का कार्यालय है तो फ़ैक्स प्राप्त करना सिरदर्द हो सकता है। आपकी फ़ैक्स मशीन को हर समय फैक्स के लिए और सुनने की आवश्यकता है। फ़ैक्स प्राप्त करने के लिए आपको एक समर्पित लाइन की आवश्यकता है ताकि जब आप फोन पर हों तो आप किसी भी फैक्स को याद न करें। आप लोगों को एक निश्चित समय पर दस्तावेज़ को फ़ैक्स करने का प्रयास कर सकते हैं जब आप सुनिश्चित हों कि आपका लैंडलाइन फ़ोन बंधे नहीं है।
इस बकवास से निपटने के बजाय, लोगों से आपको दस्तावेज़ स्कैन और ईमेल करने के लिए कहें। यदि आप ईमेल पर भरोसा नहीं करना चाहते हैं तो आप अन्य टूल्स का भी उपयोग कर सकते हैं - उदाहरण के लिए, आप वेब पेज बनाने के लिए ड्रॉपबॉक्स के साथ जोटफॉर्म का उपयोग कर सकते हैं जहां लोग पीडीएफ फाइल अपलोड कर सकते हैं और वे आपके ड्रॉपबॉक्स में एक फ़ोल्डर में दिखाई देंगे।
आप एक ऐसी सेवा का उपयोग करने का भी प्रयास कर सकते हैं जो आपको एक समर्पित फैक्स नंबर प्रदान करता है और आपको वहां फैक्स प्राप्त करने की अनुमति देता है। इनका आम तौर पर पैसा खर्च होता है - आखिरकार, फैक्स सेवा को समर्पित लैंडलाइन फोन नंबर के लिए भुगतान करना पड़ता है और आपके लिए इसकी निगरानी करता है। ईएफएक्स एक महीने में 10 मुफ्त आने वाले पृष्ठों की पेशकश करता है, हालांकि वे आपको कोई निःशुल्क आउटगोइंग पेज नहीं देते हैं। हैलोफ़ैक्स आपको पांच मुक्त पृष्ठ भेजने देता है, लेकिन यह है। प्रत्येक मुफ्त ऑनलाइन फ़ैक्सिंग सेवा में इस तरह की पकड़ है - आपको सबसे महत्वपूर्ण सुविधाओं के लिए भुगतान करने के दौरान मुफ्त प्रस्ताव आपको आकर्षित करने के लिए मौजूद है। फैक्सिंग में फैक्स मशीनों और लैंडलाइन टेलीफोन नंबरों के साथ इंटरफेसिंग शामिल है, और यह मुफ़्त नहीं है। इसका उपयोग अक्सर व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए किया जाता है, और व्यवसाय इस तरह की चीज़ों पर पैसे खर्च करने के इच्छुक हैं।
अंतिम रिज़ॉर्ट: एक के मालिक के बिना एक वास्तविक फैक्स मशीन का उपयोग करें
यदि आप ऑनलाइन सेवाओं या घोंघा मेल से निपटना नहीं चाहते हैं और आपके पास कभी-कभी दस्तावेज़ को फैक्स के रूप में भेजने के अलावा कोई विकल्प नहीं है, तो अभी भी अपनी फैक्स मशीन खरीदने और लैंडलाइन टेलीफोन का उपयोग करने का विकल्प है। आप शायद एक स्थानीय स्टोर पर जा सकते हैं जो प्रतिलिपि प्रदान करता है और वे आपको फ़ैक्स भेजने के लिए कुछ सेंट का भुगतान करने देंगे। यह आदर्श नहीं है यदि आप अक्सर फ़ैक्स भेजते हैं, लेकिन यदि आपको प्रति वर्ष एक बार कुछ फ़ैक्स करना है, तो यह ठीक विकल्प हो सकता है।
बेशक, इसमें अभी भी फ़ैक्स मशीन का उपयोग करना शामिल है।कुछ संगठन केवल फैक्स मांगते हैं और आप वेब-आधारित फ़ैक्स सेवा पर बेहद संवेदनशील दस्तावेज़ अपलोड करने में सहज महसूस नहीं कर सकते हैं। अगर आपको ऐसे संगठन से निपटना है जो फैक्स मांगता है तो आप ऐसा नहीं कर सकते हैं।
फैक्सिंग अभी भी थोड़ी देर के लिए हमारे साथ रहेगी, अगर केवल उन नियमों के कारण है जो स्वास्थ्य देखभाल और कानूनी संगठनों को आधुनिक विकल्पों की बजाय पुराने फैक्स सिस्टम का उपयोग जारी रखने के लिए प्रोत्साहित करते हैं।
