आज के लेख में, आप सीखेंगे कि वर्ड के 2010 मेल मर्ज विज़ार्ड का उपयोग कैसे करें, व्यक्तिगत ईमेल विषयों को लिखें, और अपने प्रत्येक ईमेल प्राप्तकर्ता के लिए अलग-अलग अनुलग्नक सेट करें।
एम! आर द्वारा छवि
एक वितरण सूची बनाना
वर्ड का मेल मर्ज हमें Outlook प्राप्तकर्ताओं, एक्सेल या एक्सेस डेटा स्रोतों या वर्ड डेटा फ़ाइलों से ईमेल पते आयात करने की अनुमति देकर प्रत्येक प्राप्तकर्ता के ईमेल पते को मैन्युअल रूप से दर्ज करने के कठिन कार्य से बचाता है।
आउटलुक का संपर्क तीनों में सबसे अच्छा विकल्प है, और यदि आपने इसका उपयोग नहीं किया है, तो अब आपकी आउटलुक एड्रेस बुक अपडेट करने का अच्छा समय होगा, और हम आपको दिखाएंगे कि ऐसा कैसे करें। आप अगले अनुभाग को छोड़ सकते हैं और अपना मेल विलय लिखना शुरू कर सकते हैं, अगर आप पहले ही जानते हैं कि Outlook संपर्क कैसे सेट अप करें, अन्यथा अगले दो अनुभाग आपको अपनी वेब आधारित संपर्क सूची आयात करके अपने Outlook संपर्क को सेट अप करने के तरीके के बारे में कुछ मूल बातें देंगे।
अपना मेल प्रोफाइल सेटअप करें
Outlook संपर्क सेट अप करना एक मेल प्रोफ़ाइल बनाने से शुरू होता है जो आपके खाते का ईमेल पता, पासवर्ड, सर्वर जानकारी और ईमेल संदेशों और पते जैसे अन्य डेटा के लिंक संग्रहीत करता है।
बधाई हो! यदि आप यह स्क्रीन देखते हैं, तो आपने अपनी मेल प्रोफ़ाइल सफलतापूर्वक सेटअप की है। अब, हम अपने आउटलुक के संपर्क फ़ोल्डर को सेट करने के लिए तैयार हैं।
अपने संपर्क फ़ोल्डर populating
आप मैन्युअल रूप से अपनी वितरण सूची को Outlook में दर्ज कर सकते हैं, या अन्य वेब आधारित पता पुस्तिकाएं आयात कर सकते हैं - जैसे जीमेल, याहू, या हॉटमेल एड्रेस बुक। अधिकांश वेब आधारित ईमेल प्रदाता हमें अपनी पता पुस्तिका को आउटलुक-संगत डेटा स्रोत में निर्यात करने की अनुमति देते हैं। उदाहरण के लिए, जीमेल हमें अपने संपर्कों को आउटलुक-संगत सीएसवी फ़ाइल में निर्यात करने का विकल्प देता है।
मेल मर्ज विज़ार्ड
एक खाली दस्तावेज़ के साथ शुरू करें और हमारे मेल विलय शुरू करने के लिए "मेलिंग" रिबन खोलें।
विजेता अपने पहले मेल विलय अभ्यास पर शुरुआत करने वालों के लिए सबसे अच्छा तरीका है।
संदेश प्राप्तकर्ता का चयन करना
विज़ार्ड हमें हमारे मेल विलय के लिए दस्तावेज़ प्रकार चुनने के लिए कहेंगे, ई-मेल संदेश आज के मेल विलय अभ्यास के लिए उपयुक्त दस्तावेज़ प्रकार है।
ईमेल संदेश लिखना
अपना ईमेल संदेश लिखना शुरू करें और मर्ज फ़ील्ड डालें जहां आप वैयक्तिकृत संदेश रखना चाहते हैं - जैसे कि आपके दस्तावेज़ पर उचित स्थान पर शीर्षक या अंतिम नाम।
अपनी विषय रेखा को वैयक्तिकृत करना
विज़ार्ड मेल मर्ज प्रक्रिया को इन चरणों में तोड़ता है: सही दस्तावेज़ प्रकार और टेम्पलेट चुनना, वितरण सूची बनाना, मेल मर्ज पूर्वावलोकन का मूल्यांकन करना और अपने सभी प्राप्तकर्ताओं को ईमेल भेजना।
इस बिंदु पर, आप दो सामान्य ईमेल लेखन गतिविधियों को देख सकते हैं कि विज़ार्ड व्यक्तिगत विषय पंक्तियों को लिखने, और विभिन्न अनुलग्नकों को स्थापित करने का समर्थन नहीं करता है। हमें मेल विलय में ऐसा करने के लिए मैक्रो का उपयोग करना होगा, अधिमानतः हम विज़ार्ड को पूरा करने से पहले।
अपने पत्र को खोलने के साथ, मैक्रो संपादक खोलने के लिए "Alt + F11" दबाएं और अपनी कार्यशील वर्ड विंडो में "यह दस्तावेज़" डबल क्लिक करें।
Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean
Private Sub Document_Open()
Set wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1
End Sub
Private Sub Document_Close()
Set wdapp = Nothing
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean) Dim i As Integer
With ActiveDocument.MailMerge
If FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT =.MailSubject FIRST_RECORD = False Else.MailSubject = EMAIL_SUBJECT End If
i =.DataSource.DataFields.Count
Do While i > 0.MailSubject = Replace(.MailSubject, '<' &.DataSource.DataFields(i).Name & '>',.DataSource.DataFields(i).Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop
End With
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
अपने दस्तावेज़ पर वापस जाएं और अपना ईमेल भेजने के लिए "अगला: मर्ज पूर्ण करें" लिंक पर क्लिक करें।
अपने ई-मेल में अलग-अलग आइटम संलग्न करना
इस बिंदु तक, हमने मेल मर्ज विज़ार्ड का उपयोग कैसे किया है और विषय फ़ील्ड को वैयक्तिकृत करने का तरीका सीखा है - और आज के ट्यूटोरियल को पूरा करने के लिए, हम आपको एक तृतीय पक्ष ऐड-इन दिखाएंगे जो हमें प्रत्येक ईमेल के लिए अलग-अलग फ़ाइल संलग्न करने में सक्षम बनाता है ।
ऐड-इन डाउनलोड करें, इसे अनजिप करें, और आप पाएंगे कि ऐड-इन वर्ड डॉक्यूमेंट टेम्पलेट्स के रूप में आता है। यदि आप Word 2003 का उपयोग कर रहे हैं, तो "CreateEMailData Word 2007 Ver02" का उपयोग करें, यदि आप Word 2007 या 2010 का उपयोग कर रहे हैं, और "CreateEMailData Word 2003 Ver02" का उपयोग करें।
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